Kirjanpito-ohjelma on yksi tärkeimmistä työkaluista yritystoiminnan pyörittämisessä. Hyvä ohjelma auttaa yrittäjää monessa käytännön asiassa.

Markkinoilla on monia kirjanpito-ohjelmia ja sopivan löytäminen voi olla haastavaa. Seuraavat tekijät kannattaa ottaa huomioon ohjelman valitsemisessa.

1. Sähköinen kirjanpito-ohjelma

Sähköistä kirjanpito-ohjelmaa kutsutaan myös nimellä verkkopohjainen, selainpohjainen tai pilvipohjainen kirjanpito-ohjelma.

Sähköisellä kirjanpito-ohjelmalla on monia etuja perinteiseen eli tietokoneelle asennettavaan ohjelmaan verrattuna. Sähköiseen kirjanpito-ohjelmaan voi kirjautua sijainnista tai laitteesta riippumatta eli käyttäjä pääsee ohjelmaan käsiksi vaikka älypuhelimella tai tabletilla. Verkkopohjaisessa kirjanpito-ohjelmassa voi säilyttää koko aineistoa, se tarkoittaa, että paperista tositeaineistoa ei tarvitse pitää tallessa ja koko aineisto on helposti saatavissa samasta paikasta. Sähköisen kirjanpito-ohjelman käyttäjän ei tarvitse myöskään huolehtia päivityksistä, koska ohjelmistotuottaja päivittää ohjelmaa automaattisesti.

2. Turvallinen HTTPS-palvelinyhteys

Turvalliset sähköiset kirjanpito-ohjelmat käyttävät HTTPS-palvelinyhteyttä. Sen, onko ohjelmistolla käytössä HTTPS-yhteys voit tarkistaa kirjautumissivulta tai silloin kun olet kirjautunut ohjelmaan.

HTTPS-menetelmä tarkoittaa, että tiedot kulkevat salatussa muodossa ohjelman ja tietokoneen välillä. Myös pankit käyttävät HTTPS-palvelinyhteyttä.

3. Pienelle yritykselle pienyrityksen ohjelma

Ohjelman valinnassa kannattaa ottaa huomioon nykytilanne. Mieti, millaisia ominaisuuksia tarvitset nyt, etkä kahden vuoden päästä. Ei kannattaa valita liian laajaa ohjelmaa, koska sellaisen ohjelman käytön oppiminen vie aikaa ja sen lisenssi on kallista. Jos myöhemmin tarvitset lisäominaisuuksia, joita nykyinen palveluntarjoaja ei tarjoa, voit valita toisen ohjelman. Sähköisen kirjanpito-ohjelman vaihtaminen on helppoa, koska kaikki tiedot ovat sähköisessä muodossa. Sellaisen toimintatapa voi säästää sinulle aikaa ja tuhansia euroja.

4. Ohjelma käyttöön viidessä minuutissa

Helpokäyttöisessä kirjanpito-ohjelmassa ei ole liikaa ominaisuuksia tai valikoita ja toimintojen tekeminen pitäisi tapahtua luontevasti. Ohjelman käyttöönottooon ei pitäisi mennää yli viisi minuuttia.

5. Ilmainen kokeilujakso ja ei liittymismaksua

Asiakkaalla pitäisi olla mahdollisuus kokeilla ohjelmaa ilmaiseksi ja kokeilujakson jälkeen käyttöönotto voisi olla ilmainen. Palvelussa ei pitäisi olla sitoutumispakkoa ja asiakkaalla pitäisi olla mahdollisuus sanoa sopimus irti milloin tahansa.

6. Kustannus pienyritykselle korkeintaan 15€

Kuinka paljon palvelun käyttö maksaa yrityksellesi? Tarkista, onko hinnoittelu täysin läpinäkyvää – onko siinä piilotettuja tapahtumamaksuja tai laskuttaako palveluntarjoaja lisäpalveluista. Kannattaa vertailla myös eri ohjelmien laskutusperusteita, esimerkiksi markkinoilla on ohjelmia, joissa on myyntilaskujen lähettäminen sähköpostilla on maksullista ja toisilla myyntilaskujen lähettäminen sähköpostilla on täysin ilmaista. Pienellä yrityksellä ei pitäisi maksaa kirjanpito-ohjelmasta yli 15 euroa.

7. Ilmainen asiakaspalvelu ja jonotusaika alle 5 minuuttia

Onko käyttämäsi kirjanpito-ohjelman käyttäjätuki ilmainen? Tarjoaako ohjelmistotalo käyttäjätukea sähköpostin lisäksi myös puhelimella? Asiakaspalvelijan asiantuntemuus ja ystävällisyys ovat myös tärkeitä tekijöitä. Hyvin järjestetyssä käyttäjätuessa jonotus ei pitäisi kestää viittä minuuttia pidempää.

Jos kirjanpito-ohjelmasi ei täyttää mainittuja kriteerejä, suosittelemme kokeilemaan myös muita ohjelmia.