Työskentely kotikonttorissa ei välttämättä ole niin helppoa kuin miltä se saattaa vaikuttaa, mutta erilaisten apuvälineiden avulla se onnistuu. Olemme ratkaisseet SimplBooks-tiimin kanssa jo aiemmin kotikonttorissa työskentelyn, ja esittelemme nyt 11 työkalua, jotka olemme itse todenneet hyviksi ja joita suosittelemme myös muille. Kaikki työkalut ovat saatavana joko ilmaiseksi tai niillä on ilmainen versio, joka on suurimmalle osalle täysin riittävä.

1. Dropbox tai Google Drive tiedostojen tallentamiseen. Kyseiset sovellukset ovat suosituimpia pilvimahdollisuuksia tiedostojen tallentamiseen. Ilmaisversioissa on paljon mahdollisuuksia, joista näkee, kuka päivitti tiedostoja viimeksi, poistettuja tiedostoja on mahdollista palauttaa tietyn ajan kuluessa ja kaikista tiedostoista on olemassa paljon parempi katsaus.

Google Drivellä on myös ilmainen skannaus ominaisuus puhelimelle. Sillä voit ottaa kuvan kuitista tai muusta asiakirjasta. Sovellus tekee kuvasta pdf-tiedoston. Koska tiedosto tallennetaan pilvikansioon voit lisätä sen millä tahansa laitteella kirjauksen tai ostolaskun liitteeksi SimplBooksiin.

2. Videopuhelut ja -kokoukset – Google Hangouts sopii erinomaisesti sekä kahdenkeskiseen videopuheluun että hieman suurempiin kokouksiin. Hangouts ei vaadi toiselta osapuolelta tilin luomista eikä ohjelman asentamista, vaan voit jakaa linkin tai lähettää kutsun sähköpostiin. Toinen vaihtoehto on Zoom, joka on erinomainen työkalu suurempien kokousten, webinaarien ja koulutusten toteuttamiseen. Zoomin käyttöönotosta todelliseen kokoukseen kului vain 5 minuuttia. Työkalu on helppo käyttää ja puhelun laatu on hyvä. Molemmalla työkalulla on olemassa ilmaisversio.

3. Slack yhteydenpitoon. Slack on yhteydenpitosovellus, joka sopii erinomaisesti työntekijöiden väliseksi kommunikointiympäristöksi. Kotikonttorissa on hyvä pitää jatkuvasti yhteyttä kollegoihin ja Slack sopii siihen hyvin. Mahdollisuus käyttää myös ilmaisversiota.

4. Asana työtehtävien järjestelyyn. Projektihallintaohjelma Asana on kätevä ratkaisu työtehtävien suunnitteluun. Työkaluun voit kirjata tulevat ja valmistuneet työtehtävät ja merkitä, kuka vastaa mistäkin tehtävästä ja milloin. Asanan voi myös yhdistää Slackiin niin, että Slackiin saapuu ilmoitus aina kun Asanassa muutetaan tai lisätään jotain. Pienemmille tiimeille (enintään 15 ihmistä) on olemassa ilmaisversio.

5. Toggl ajan mittaamiseen. Sovellus auttaa seuraamaan, mihin kulutat aikaasi netissä. Niin saat paremman käsityksen siitä, mihin aikasi todellisuudessa kuluu tietokonetta käyttäessäsi. Se auttaa sinua olemaan tuottoisampi sekä ymmärtämään, millaisia toimintoja voisit parantaa. Esimerkiksi palvelun alan yritykset tai yrittäjät voivat ottaa Togglista raportin käytetystä ajasta. Sitä raporttia voi käyttää laskutuksen perustana. Saat myös Togglin käyttöön ilmaiseksi.

6. Sähköinen Googlen kalenteri. Erinomainen mahdollisuus merkitä tärkeät päivät, poissaolot tai muut ilmoitukset niin, että koko tiimi näkee ne ja tiedot ovat aina kaikkien saatavilla. Kyllä, se on ilmainen.

7. Libre Office ja Google Docs vaihtoehtona MS Officelle. Jos kotikoneellasi ei ole Microsoft Office -ohjelmia (Excel, Word jne.), kyseiset ilmaisohjelmat auttavat hädässä. Google Docsissa voit myös lisätä muita ihmisiä näkemään saman tiedoston livenä. Kyseessä ovat erittäin mukavat ilmaisratkaisut.

8. Keskittymisen säilyttämiseen esim. Cold Turkey Blocker – tai Freedom-sovellukset. Sovellukset auttavat sinua valitsemaan verkkosivut tai sovellukset, jotka häiritsevät keskittymistäsi työskentelyn aikana. Voit estää ne sovellukset ajaksi, kun sinun on keskityttävä työntekoon.

9. F.lux näytön vaaleuden ja tummuuden säätelemiseen. Sovellus säätelee näytön vaaleutta ja tummuutta kellonaikaa vastaavasti. Hyvä tapa säätää oma näyttö valontarpeen mukaan, jotta näyttö ei olisi iltaisin liian vaalea eikä päivisin liian tumma. Helppo säätää ja vähentää tarvittaessa. Henkilökohtaisessa käytössä ilmainen.

10. E-tasku. Jos Google Drive skannaus ominaisuus ei ole sinulle riittävä työkalu voit käyttää erillistä kuittisovellusta. Vastaava sovellus on myös Costpocket. Molemmalla sovelluksella on myös ilmainen kokeilumahdollisuus.

11. SimplBooksin verkkopohjaista kirjanpito-ohjelmaa voi käyttää sijainnista riippumatta kaikkialla, missä on nettiyhteys. Laadi itse laskuja, tee tarjouksia, lisää tuotteita/palveluita, hoida kirjanpitoa, lähetä ja vastaanota verkkolaskuja ja tee paljon muuta. Kokeile SimplBooksin DEMO-versiota täällä. Täysversiossa saat ensimmäiset 30 päivää ilmaiseksi.

Lue myös 6 suositusta tehokkaampaan työskentelyyn kotikonttorissa.