Sähköinen kirjanpito-ohjelma on kiistatta tätä päivää ja helpottaa huomattavasti yrittäjän arkea. Tositteet pysyvät varmassa tallessa ja järjestyksessä, kaikki taloushallintoon liittyvä on helposti saman osoitteen alla, ohjelman eri moduulit keskustelevat keskenään ja kaikki on vain parin klikkauksen päässä toisistaan. 

Sähköinen kirjanpito-ohjelma

Sanana sähköinen kirjanpito-ohjelma on vähän epämiellyttävä ja kysymyksiä herättävä. Sähköisyys tarkoittaa, että ohjelma on internetissä. Sinun ei siis tarvitse ladata mitään laitteellesi, vaan pääset ohjelmaan ihan Mozzilla Firefoxilla tai Google Chromella ja millä laitteella tahansa. Tai no, et sillä Nokian 3210:llä pääse, mutta kaikilla vähän nykyaikaisimmilla vehkeillä, joissa on internet-yhteys.

Kirjanpito-ohjelma taas tarkoittaa nimensä mukaisesti ohjelmaa, jossa hoidat kirjanpitoasi. Nykyään hyvin usea kirjanpito-ohjelmaan on kerätty erilaisia taloushallinnon komponenetteja yhteen ja oikeaoppinen nimitys ohjelmalle olisi taloushallinnon ohjelma.

Ohjelmassa olevia komponentteja voi olla esimerkiksi:

• Kirjanpito
• Ostoreskontra
• Myyntireskontra
• Varasto
• Palkanlaskenta
• Tuntiseuranta
• Budjetointi
• Projektilaskenta
• Käyttöomaisuuskirjanpito

Ostolaskut – kierrätys ja maksamisen helppous!

Jos otat käyttöön sähköisen kirjanpito-ohjelman, saat yrityksesi laskut suoraan ohjelmaan ilmoittamalla laskuttajille oman verkkolaskuosoitteesi, eikä sinun tartte enää pyöritellä tai säilöä paperisia laskuja. Kä-te-vää! 

Ohjelmassa pystyt tiliöimään ja maksamaan laskut helposti parilla klikkauksella. Jos kuitenkin joku lasku tupsahtaa perinteiseen postilaatikkoon, pystyt lisäämään laskusta kuvan ohjelmaan ja voit hävittää alkuperäisen paperisen version.

Sähköisissä kirjanpito-ohjelmissa on mahdollista kierrättää ostolaskuja. Lasku pamahtaa ohjelmaan ja sen voi laittaa kiertämään tietyt henkilöt tietyssä järjestyksessä. Lasku voi tulla ensimmäisenä vaikka kirjanpitäjälle, joka tiliöi laskun ja laittaa sen eteenpäin tarkastettavaksi yrittäjälle. Yrittäjän tarkastuksen jälkeen lasku voidaan vielä laittaa kiertoon sihteerille, joka hoitaa yrityksen laskujen maksun. Ei voisi helpommaksi mennä! Laskuja ei kuitenkaan ole mikään pakko kierrättää, vaan voit myös itse hoitaa laskun tarkastuksesta maksuun saakka.

Myyntilaskutus – sähköisesti tai perinteisesti

Sähköisessä kirjanpito-ohjelmassa myös myyntilaskutus on tehty simppeliksi. Laadi lasku ja valitse, mitä kautta haluat sen asiakkaalle lähtevän. Kirjekyyhkyjä ei valikoimasta löydy, mutta sen sijaan vaihtoehdoista löytyy etanaposti, sähköposti tai sähköinen verkkolasku. Sinun ei tarvitse enää harmitella laskuja lähettäessä, että hitsinhitsi kun postimerkit on loppu ja kirje pitäisi vielä muistaa viedä postiinkin. Ehei, ei enää! Klik ja klik, lasku on jo matkalla!

SimplBooksin myyntilaskutuksesta löydät vielä pari pientä bonusta! Pystyt listaamaan keskeneräisiä laskutettavia töitä ja kun projekti on valmis, klik ja klik, työt ovat laskulla ja valmiina lähtemään asiakkaan luokse. Laskutuksen jälkeen työt poistuu laskutettavien listasta automaattisesti. SimplBooksissa pystyt myös luomaan tarjouksia. Jos asiakas tarttuu tarjoukseen, saat siitä tehtyä laskun ihan vaan nappia painamalla. Voit jopa valita laskutetaanko koko tarjous kerralla tai esimerkiksi puolet nyt ja puolet myöhemmin. Ohjelma taipuu niin moneen ja automatisoinnin takia se on erittäin helppo käyttää.

Varastokirjanpito

Sähköinen varastokirjanpito pitää sinut paremmin ajan tasalla varaston tilanteesta. Ei enää reissuja varaston pimeimpään nurkkaan katsomaan montako ananas-tikkaria on jäljellä vaan taas kerran, klik ja klik, ja ahaa, nehän muuten onkin kohta loppu. 

SimplBooksissa varasto ja myyntilaskutus keskustelee keskenään. Jos lisäät ananas-tikkarin laskulle, ohjelma automaattisesti vähentää sen varastosta. Näet siis koko ajan varaston reaaliaikaisen tilanteen. Inventaariota ohjelma ei valitettavasti puolestasi tee, mutta se kannattaa ottaa huvin ja urheilun kannalta! 

Palkanlaskenta

Myös palkat voit laskea siellä samassa paikassa, missä teet kirjanpidonkin ja tarkkailet varaston tilannetta. Eikö olekin ihan äärimmäisen kätevää. Kun hoidat palkanlaskennan ja kirjanpidon samassa paikassa, palkkakirjausten siirtäminen kirjanpitoon onnistuu, klik ja klik, napin tai kahden painalluksella.

Muuta plussaa

Muita sähköisen kirjanpito-ohjelman plussia ovat ehdottomasti yhteistyö mahdollisuus kirjanpitäjän kanssa. Kun ohjelma on sähköinen, pääsette sinä ja kirjanpitäjäsi molemmat helposti käsiksi yrityksen tietoihin. Voit itse hoitaa vaikka yrityksen ostolaskujen maksun ja myyntilaskujen teon, ja kirjanpitäjä hoitaa itse kirjanpidon tilinpäätöksineen. Erittäin kätevää!

Tiliotteet, tositteet, kuitit, sopimukset ja muut dokumentit saa tallennettua ohjelmaan ja ne pysyvät siellä siistissä järjestyksessä. Ohjelman käytön myötä ei tarvitse mappi tolkulla säilyttää papereita eikä tuskastua, kun joku lappu pitäisi löytää. Klik ja klik, siinähän se!

Automaattiset kirjaukset helpottavat kirjanpidon tekemistä. Sinun ei tarvitse jokaista tiliotteen tapahtumaa, myynti- tai ostolaskua käydä käsin kirjaamassa kirjanpitoon vaan ohjelmat tekee suurimman osan automaattisesti puolestasi. Huomaat kyllä, jos ohjelma ei osaa jotain kirjausta tehdä puolestasi ja voit sen sitten käydä tekemässä itse.

Kausiveroilmoituksen lähettäminen onnistuu myös useimmista ohjelmista, klik ja klik, napin painalluksella. Ei tarvitse kirjautua verottajan palveluun ja syöttää tietoja sinne käsin, vaan ohjelma laskee tiedot ja sinun tarvitsee vain tarkistaa se ja laittaa eteenpäin. Helppoa!

Sähköistyminen on kannattavaa. Se säästää aikaa ja sen myötä myöskin rahaa. Kuukauden vaihteessa ei enää tarvitse kaivella kaikkia piirongin laatikoita ja auton hanskalokeroita löytääkseen kaikki lippuset ja lappuset, vaan kaikki on jo ohjelmassa valmiina odottamassa. Klik ja klik, kirjanpitohan olikin jo siinä!