Työnantajarekisteri on Verohallinnon ylläpitämä rekisteri, johon merkitään tiedot säännöllisistä palkanmaksajista. Myös satunnainen työnantaja voi rekisteriin halutessaan liittyä, mutta se ei ole pakollista. Työnantajarekisteri on julkista tietoa, kuten ennakkoperintä-, alv- ja kaupparekisterikin, ja siihen kuulumisen voi helposti tarkastaa YTJ:n palvelusta.

Kenelle?

Työnantajarekisteri on pakollinen säännöllisille työnantajille, yritysmuodosta riippumatta. 

Yritys luetaan säännölliseksi työnantajaksi, jos yritys

• Maksaa vakituisesti palkkaa kahdelle tai useammalle työntekijälle
• Maksaa vakituisesti palkkaa yhdelle työntekijälle ja lisäksi yhdelle tai useammalle työntekijälle, joiden työsuhde on tilapäinen tai lyhytaikainen
• Maksaa palkkaa samanaikaisesti vähintään kuudelle työntekijälle, joiden työsuhteet ovat tilapäisiä tai lyhyitä.

Satunnaiseksi työnantajaksi luetaan taas yritys, jolla on palveluksessaan vain yksi vakituinen työntekijä tai yrityksellä on palveluksessaan 1-5 työntekijää, joiden työsuhde ei kestä kalenterivuotta.

Miten?

Työnantajarekisteriin voi ilmoittautua yritystä perustettaessa perustamisilmoituksen yhteydessä. Tai, jos ei vielä siinä vaiheessa tiennyt, että aikoo joku päivä palkata työntekijöitä, voi työnantajarekisteriin liittyä myöhemmin joko OmaVeron kautta tai YTJ:n muutosilmoituksella. Ilmoittautuminen on kummassakin maksutonta.

Jos taas rekisteristä pitää päästä pois, voi ilmoituksen tehdä niin ikään OmaVerossa tai YTJ:n lopettamisilmoituksella. Rekisteristä kannattaa poistua pikimmiten, kun tietää palkanmaksun muuttuvan satunnaiseksi tai loppuvan kokonaan, jotta verottaja pääsee poistamaan yrityksen järjestelmästä ja ilmoittamaan virallisen päättymispäivän. Siihen asti työnantajasuoritukset täytyy ilmoittaa ja maksaa asian mukaisesti.

Jos palkanmaksu jatkuu satunnaisena rekisteristä poiston jälkeen, ilmoitetaan ja maksetaan työnantajasuorituksia niin kauan kun palkkojakin maksetaan.

Mitä?

Aina, kun yritys maksaa palkkoja, oli se sitten säännöllinen tai satunnainen työnantaja, täytyy tiedot maksuista ilmoittaa tulorekisteriin. Tulorekisteri kerää kaikki maksettujen palkkojen tiedot ja raportoi ne eteenpäin työnantajarekisterin ylläpitäjälle eli verottajalle.

Palkkatietoilmoitus

Palkkatietoilmoituksella ilmoitetaan tarkat palkkatiedot, kuten

• Miltä ajalta palkka maksetaan
• Koska palkka on maksettu
• Kenelle palkka on maksettu
• Tieto palkansaajan ammatista
• Tieto työeläkevakuutuksesta ja muista pakollisista vakuutuksista
• Mahdolliset sairauslomat ym. poissaolot.

Palkkatietoilmoitus on annettava viiden arkipäivän kuluessa palkanmaksusta ja se on annettava jokaisesta palkansaajasta erikseen.

Erillisilmoitus

Erillisilmoituksella ilmoitetaan työnantajan sairausvakuutusmaksut.

Ilmoitukselle merkitään mm. :

• Palkanmaksu kuukausi ja vuosi
• Sairausvakuutusmaksun yhteismäärä
• Mahdollinen “Ei palkanmaksua”

Erillisilmoituksia annetaan vain yksi per kuukausi ja se sisältää kaikki kuukauden aikana maksetut palkat. Ilmoitus annetaan aina palkanmaksukuukautta seuraavan kalenterikuukauden 5. päivään mennessä, eli esim. kesäkuun palkoista on annettava erillisilmoitus viimeistään heinäkuun viides päivä.

Entä jos ei makseta palkkaa?

Suurin ero työnantajarekisteriin kuuluvien ja kuulumattomien yritysten välillä on kuukaudet, jolloin syystä tai toisesta, palkkoja ei makseta. Jos yritys kuuluu rekisteriin ja jonain kuukautena ei maksakkaan palkkoja, täytyy yrityksen muistaa ilmoittaa tästä erillisilmoituksella. Jos taas yritys ei kuulu rekisteriin, ei sen tarvitse ilmoittaa palkkojen maksamattomuudesta mitään mihinkään.

Kuului yritys työnantajarekisteriin tai ei, maksetut palkat on ilmoitettava ajallaan ja työnantajasuoritukset hoidettava. Työnantajasuoritukset maksetaan yleensä palkanmaksua seuraavan kuukauden 12. päivään mennessä – eli kesäkuun palkoista tulleet velvoitteet täytyy hoitaa maksuun viimeistään heinäkuun kahdestoista.