Vuoden lopussa saatat saada kirjanpitäjältäsi kyseilyitä selvittelytilin sisällöstä ja mietit, että mikä ihmeen selvittelytili ja mitä se muka sisältää. Niinpä. Siinäpä vasta kysymys, johon harva tietää vastausta.

Vaatii lisäselvitystä

Nimensä mukaisesti selvittelytilille kirjataan tapahtumia, jotka vaativat lisäselvityksiä. Yleensä tapahtuma päätyy selvittelytilille, jos liiketapahtumasta puuttuu tosite tai tosite on jollain muulla tapaa epäselvä. Hyvin usein myös muistutuslaskut päätyvät selvittelytilille, jos niistä ei selviä mitä alkuperäisellä laskulla on laskutettu. Tärkeää olisi siis aina muistaa liittää alkuperäinen lasku muistutuslaskun liitteeksi.

Selvittelytilin tapahtumat siis useimmiten johtuvat puuttuvista kuiteista tai laskuista. Kun tällaiset tapahtumat kirjataan odottamaan lisäselvitystä selvittelytilille, tarkoittaa se myöskin, että kulut eivät kirjanpidossa päädy oikeille tileille ja näin ollen kirjanpidosta puuttuu kuluja. Kirjanpidon raportit antavat virheellistä tietoa ja myöskin mahdolliset ALV-vähennykset on hyödyntämättä.

Selvittelytili ei ole kaatopaikka

Selvittelytili ei missään nimessä ole epäselvien liiketapahtumien kaatopaikka, vaan se on väliaikainen tili, joka on tyhjennettävä viimeistään tilinpäätöksessä. Kerran vuodessa tehty selvittelytilin suursiivous tosin on aika kova urakka, joten kannattavampaa on tietenkin käydä selvittelytilin sisältö kuukausittain läpi, jolloin tapahtumat on vielä suht tuoreessa muistissa ja niiden selvittäminen onnistuu helpommin.

Kuinka nollata selvittelytili?

Selvittelytilin saldon saaminen nollille voi vaatia hieman Sherlockin taitoja sekä aikaa. Ja joissain tapauksissa hyvin paljon aikaa. Mitä pidempi lista selvittämättömiä liiketapahtumia on, automaattisesti sitä kovempi on myös työmaa.

Ensimmäinen looginen asia on käydä lista läpi ja etsiä puuttuvia tositteita. Tositteita voi kysellä alkuperäisen tositteen antajalta tai tiukanpaikan sattuessa tositteen voi myös laatia itse. Itse laaditussa tositteessa on vain se huonopuoli, että sillä ei saa arvonlisäveroa vähentää. Jos selvittelytilille jää epäselviä tapahtumia, joihin ei vaan kertakaikkiaan löydy minkäänlaista selitystä mistään, ei auta kuin nöyrtyä ja kirjata kulut omaan piikkiin. Tästä voi ottaa oppia tulevaisuutta varten, eikä jatkossa enää anna selvitystilin paisua selvitettämättömäksi.

Täydellisessä maailmassa selvittelytili pysyisi aina tyhjänä, mutta tosielämässä tilanne harvoin on niin ruusuinen. Pyri selvittämään selvittelytilin kirjaukset mahdollisimman nopeasti, jotta kirjanpidon raportit antaisivat mahdollisimman oikeaa tietoa ja arvonlisäverovähennykset tulisi tehtyä ajallaan. On myös huomattavasti helpompaa selvittää tammikuun epäselvä kirjaus heti helmikuussa kuin vasta saman vuoden joulukuussa.