Vuosi vaihtui ja samalla usean yrityksen tilikausi päättyi. SimplBooks kirjanpito-ohjelmassa se tarkoittaa, että kirjanpidon joukkoon on saattanut ilmestyä mysteerisiä sulkukirjauksia. Mutta ei mitään hätää, niitä ei tarvitse pelätä. Automaattiset sulkukirjaukset ovat olemassa vain helpottaakseen sinun tilinpäätösurakkaasi. Ne päättävät tuloslaskelman tilit puolestasi ja ohjaavat tarvittavat tiedot taseen puolelle. Nämä arvoitukselliset kirjaukset herättävät toisinaan ihmetystä, joten kokosimme yhteen vastauksia useimmin kysyttyihin kysymyksiin.

Mistä saan automaattiset sulkukirjaukset päälle / pois?

Automaattiset kirjaukset ovat oletuksena päällä ohjelman alkuasetuksissa. Ohjelma on suunniteltu toimimaan parhaiten, kun automaattiset kirjaukset ovat päällä, jonka vuoksi emme suosittele automaattisten kirjausten laittamista pois päältä missään tilanteessa.

Jos kuitenkin haluat ottaa ne pois käytöstä, voit sen tehdä omista ympäristöasetuksista kohdasta ASETUKSET > Ympäristöasetukset > Yleiset asetukset > Automaattiset kirjaukset alkaen.

Tarvitseeko automaattisten kirjausten alkupäivää muuttaa joka tilikaudelle?

Ei tarvitse. Automaattisten kirjausten alkupäivä määritetään vain kerran ja se on sama kuin kirjanpidon alkusaldojen päivämäärä.

Yrityksen tilikausi on kalenteri vuosi ja yritys aloittaa kirjanpidon tekemisen SimplBooksila 1.4.2022 alkaen. Alkusaldot syötetään tälle päivämäärälle ja automaattiset kirjaukset ovat päällä 1.4.2022 alkaen.

Alkusaldojen päivämäärä on siis sama kuin ensimmäisen SimplBooksissa tehdyn kirjanpidon kirjauksen päivämäärä. Pystyt tarkistamaan päivän menemällä kirjanpidon kirjauksiin ja etsimällä ensimmäisen kirjauksen.

Mistä ohjelma tietää, milloin tilikausi vaihtuu?

Kun aloitat SimplBooksin käytön, ympäristöasetuksiin merkitään kaupparekisterin mukainen tilikauden alkupäivämäärä (ottamatta huomioon mahdollisesti lyhyempää tai pidempää ensimmäistä tilikautta). Tämän päivämäärän perusteella ohjelma laskee, koska tilikausi päättyy ja tekee automaattiset sulkukirjaukset.

Yritys on aloittanut toimintansa 1.4.2022 ja ensimmäinen tilikausi päättyy 31.12.2022. Yrityksen normaali tilikausi on kalenterivuosi, joten ensimmäinen tilikausi on tavallista lyhyempi. Ympäristöasetuksiin merkitään Tilikauden alku -kohtaan 1.1.

Mihin kaikkeen automaattiset kirjaukset vaikuttavat?

Tilikauden sulkemisen lisäksi automaattiset kirjaukset tekevät töitä myös esimerkiksi myynti- ja ostolaskujen, maksujen ja suoritusten, matka- ja kululaskujen sekä varastokirjanpidon taustalla. Jos automaattiset kirjaukset on poistettu käytöstä, näillekään toiminnoille ei muodostu kirjanpidon kirjauksia.

Sulkukirjaukset ilmestyivät kirjanpitooni, mutta minun täytyy tehdä kirjanpitoa vielä päättyneelle tilikaudelle. Kuinka toimin?

Vaikka ohjelma sulkee tilikauden automaattisesti sulkukirjauksilla, eivät ne estä päättyneen tilikauden kirjanpidon tai tilinpäätöksen tekemistä. Voit tehdä päättyneen tilikauden kirjanpitoa ihan normaalisti, eikä sulkukirjauksista tarvitse välittää. Ohjelma päivittää sulkukirjaukset automaattisesti ja välittömästi jokaisen muutoksen jälkeen.

Kun olet saanut tilikauden valmiiksi, voit lukita kirjaukset sen viimeiselle päivälle ympäristöasetusten kohdasta “Kirjaukset lukittu … saakka”. Tämän jälkeen kirjauksia ei voi vahingossakaan muuttaa valmiille kausille.

Mistä tiedän, jos sulkukirjaukset ovat muodostuneet väärin?

Pääsääntöisesti voidaan luottaa, että ohjelma osaa hommansa. Mutta jos sulkukirjauksissa on puutteita, ohjelma antaa virheilmoituksen – tase ei ole tasapainossa. 

Virhetilanne voi tulla eteen esimerkiksi silloin, jos automaattisten kirjausten alkupäivä ei ole sama kuin ensimmäisen kirjanpidon kirjauksen päivämäärä. Tästä syystä on tärkeää, ettei automaattisten kirjausten alkupäivää muuteta ohjelman käyttöönoton jälkeen myöhemmäksi.

Poistin vahingossa sulkukirjauksen, mitä teen?

Jos vahingossa poistat sulkukirjaus-merkinnän, pitäisi sen palautua automaattisesti takaisin. Jos sulkukirjaus ei palaudu, kokeile avata jokin kirjaus tililtä, jolta poistit sulkukirjauksen ja tallenna kirjaus. Jos tämäkään ei tuonut sulkukirjausta takaisin, käy päivittämässä ympäristöasetuksista kohta automaattiset kirjaukset alkaen. Päivämäärää ei tarvitse muuttaa, vaan pelkkä päivittäminen riittää.

Miten voin tarkistaa pitääkö sulkukirjauksia korjata?

Jos haluat varmistaa, että sulkukirjaukset ovat oikein, aloita tarkistaminen ensimmäisenä ympäristöasetuksista. Käy katsomassa, että automaattisten kirjausten aloitusajankohta on sama kuin alkusaldojen päivämäärä. Jos automaattisten kirjausten alkupäivä on oikein, voidaan sulkukirjauksia tarkastella myös tuloslaskelmalta tai pääkirjasta. Tuloslaskelma on nopeampi tapa tarkistaa tilanne, mutta se ei toimi joka tilanteessa, joten varmempaa on tehdä tarkistus pääkirjan avulla.

Tarkistus tuloslaskelmalta
Jos sulkukirjauksissa on ongelmia, tulee tuloslaskelman yläpuolelle ilmoitus ja tieto tarkistettavista sulkukirjauksista. Mikäli virheilmoitusta ei ole, voi tilanteen kuitenkin tarkistaa tuloslaskelmalta katsomalla, että uudella tilikaudella kaikki tuloslaskelman tilit näyttävät nollaa.

Tarkistus pääkirjalta
Katso jokaisen tuloslaskelman tilin pääkirjalta, että sulkukirjaus on muodostunut ja tilin saldo tilikauden lopussa on nolla.

• Mikäli tilin loppusaldo ei ole nolla, tarkoittaa se että sulkukirjaus on muodostunut väärin tai jäänyt kokonaan muodostumatta.
• Jos tuloslaskelman tilillä on tilikauden alussa alkusaldoa, on virhe aiemman tilikauden sulkukirjauksessa.

Katso tarkemmat ohjeet tukiympäristöstämme TÄÄLTÄ.

Sulkukirjauksessa on vihre, kuinka korjaan sen?

Sulkukirjauksen korjaaminen tapahtuu seuraavasti:

1. Avaa pääkirja siltä tililtä, jonka sulkukirjauksen haluat korjata.
2. Avaa tililtä mikä tahansa kirjaus.
3. Avaa kirjaus uudessa välilehdessä.
4. Valitse “Muuta kirjausta” ja tämän jälkeen “Tallenna kirjaus”.

Toimenpide ei muuta kirjausta, vaan tallentaa sen vain uudestaan, jolloin ohjelma päivittää kyseisen tilin sulkukirjaukset. 

Katso tarkemmat ohjeet tukiympäristöstämme TÄÄLTÄ.

Suosittelemme vakaasti, jos otat automaattiset sulkukirjaukset käyttöön, et poistaisi tai muokkaisi niitä. Jos sinua edelleen kummastuttaa nämä tarumaiset sulkukirjaukset tai et saanut vastausta kysymykseesi, laita meille viestiä support@simplbooks.fi tai soita 040 024 0458.