Matkakulujen laskutus asiakkaalta sekä niiden määrä on ihan täysin yrittäjän päätettävissä. Siihen ei liity verottajan määrittämät verovapaat korvaukset millään tavalla, eli asiakkaalta laskutettavat matkakulut ja yrittäjän itselleen (tai työntekijälleen) maksamat matkakorvaukset ovat kaksi eri asiaa. Yrittäjä voi itse päättää haluaako laskuttaa esim. työnteosta aiheutuneet kilometrit erikseen asiakkaalta vai sisältyykö ne mahdollisesti tuntihintaan.

Kaikki lähtee sopimuksesta

Asiakkaalta voi laskuttaa matkakuluja aina, kun niin on sovittu. Jos tekee työn asiakkaan luona tai asiakkaan määräämässä paikassa, joutuu sinne matkustamaan tavalla tai toisella. Siitä taas syntyy kuluja, jotka voi laskuttaa asiakkaalta. Matkakulut voi sisällyttää varsinaisen työn hintaan, mutta yleensä voi olla vain helpompi lisätä matkakustannukset työn päälle.

Matkakulujen laskutus asiakkaalta voi sisältää päivärahoja, majoituskustannuksia, korvausta matka-ajasta tai kilometrikorvauksia, mutta useimmiten kuitenkin laskuilla törmää pelkkiin kilometrikorvauksiin.

Paljonko?

Kukaan, tai mikään, ei määrittele kuinka paljon asiakkaalta voi laskuttaa matkakuluja, joten se on ihan jokaisen yrittäjän itse päätettävissä. Joku kohtuus asiassa kannattaa pitää, sillä esim. kymmenen euron kilometritaksa karkottaa varmasti asiakkaita. 

Vuonna 2023 verottajan määrittelemä kilometrikorvaus on 0,53 euroa kilometriltä ja kokopäiväraha 48 euroa. Niiden suuruudesta voi ottaa hieman osviittaa. Etenkin, jos yrittäjä maksaa itselleen (tai työntekijälleen) päivärahoja tai kilometrikorvauksia, kannattaa ne laskuttaa vähintään verottajan määrittelemien summien mukaan asiakkaalta. Jos laskuttaa pienempänä, tekee siinä väkisinkin persnettoa.

Todelliset kustannukset

Jos aikaa ja mielenkiintoa löytyy, voi kilometrit laskuttaa niiden todellisten kustannusten mukaan. Todellisten kustannusten selvittäminen vaatii hieman laskemista ja pohtimista.

Simppa Sähkäri tekee työnsä pääsääntöisesti asiakkaan luona ja laskuttaa kilometrit asiakkaalta erikseen. Simppa ei turvaudu verottajan määräämiin kilometrikorvauksiin vaan haluaa laskuttaa oikeiden kustannusten mukaan.

Auton arvo on 45 000 euroa ja sen arvonalenema on 15% vuodessa eli 6750 euroa. Auton verot ja vakuutukset ovat yhteensä 1300 euroa vuodessa ja korjauksiin sekä huoltoihin Simpalla menee 2000 euroa vuodessa. Renkaat hän uusii joka neljäs vuosi ja ne maksaa yhteensä 1600 euroa, joten vuodessa rengaskulut on 400 euroa. Auton vuosikulut ovat siis yhteesä pyöristettynä 10 500 euroa. 

Simppa ajaa vuodessa keskimäärin 30 000 kilometriä. Auto vie diisseliä 10 litraa sataselle, joten polttoaineeseen Simpalla menee rahaa 6600 euroa (dieselin ollessa 2,2 euroa/litra).

Auton kulut polttoaineineen ovat 17 100 euroa vuodessa. Tämä jaetaan ajetuilla kilometreillä, saadaan yhden kilometrin hinnaksi 0,57 euroa.

Tähän Simppa lisää vielä alvia 24% ja saa yhden kilometrin alvilliseksi hinnaksi 0,70 euroa.

Asiakkaalta laskutettavien matkakulujen arvonlisävero

Matkakulujen laskutus asiakkaalta on arvonlisäverollista myyntiä, jos laskuttava yritys on arvonlisäverovelvollinen. Jos taas ei ole, niin silloin matkakuluihinkaan ei tarvitse lisätä alvia. Vaikka verottajan maksamat matkakorvaukset ovat verottomia, ovat ne edelleen täysin eri asia kuin yrittäjän laskuttamat matkakulut asiakkaalta. Kun yrittäjä laskuttaa asiakkaalta matkakuluja, on kyseessä periaatteessa ihan normaali myyntitapahtuma ja matkakulujen arvonlisävero määräytyy myytävän päätuotteen mukaan.

Simppa Sähkäri on arvonlisäverovelvollinen ja myy sähköasennuspalveluaan 24% arvonlisäveron mukaan, joten hänen laskuttamat matkakustannukset sisältävät myös arvonlisäveroa 24%.

Mauri Moppi toimii arvonlisäverottoman sosiaalihuoltopalvelun alla ja tekee kotikäyntejä asiakkaiden luona. Maurin päätuote ei sisällä arvonlisäveroa, joten myöskään hänen asiakkailta laskutettaviin matkakuluihin ei lisätä arvonlisäveroa.

Matkakulujen laskutus asiakkaalta on hyvin villiä länttä ja jokainen voi tehdä niin kuin parhaaksi näkee. Kun laskuttaa matkakuluja asiakkaalta, on se periaatteessa ihan tavallista myyntiä, eikä sen hintaan ei voi vaikuttaa kukaan muu kuin yrittäjä itse.