Edustuskulu vai neuvottelukulu? Siinäpä kysymys, jota tulee pohdittua usein. Mistä sitä tietää oliko sitä nyt neuvottelemassa vai edustamassa? Tähän(kään) asiaan ei valitettavasti ihan yksiselitteistä ja yleispätevää vastausta ole, mutta tarkastellaan hieman molempia ja katsotaan, mistä ne voisi erottaa. 

Vähennysoikeus

Tärkein on tiedostaa, että neuvottelukulut ovat kokonaan vähennettäviä kuluja, kun taas edustuskuluista ei arvonlisäveroa saa vähentää eikä verotuksessakaan vähennyksiin hyväksytä kuin 50%. 

Jos neuvottelukulut ovat 100 euroa sisältäen alv 24%, voi ensin arvonlisäverot vähentää (19,36 euroa) ja alv 0% summa (80,65 euroa) merkitään veroilmoitukselle pienentämään verotettavaa tulosta. 

Jos kyseessä taas olisi edustuskulu, ei arvonlisäveroa vähennetä ja veroilmoitukselle merkittäisiin kulusta vain puolet, eli 50 euroa, pienentämään verotettavaa tulosta.

Edustuskulu

Verohallinnon syventävät vero-ohjeet kertovat, että:

“Edustusmenoina pidetään elinkeinoverolain mukaan verotettavaan tulonhankintaan liittyviä, yrityksen ulkopuolisiin henkilöihin, kuten asiakkaisiin tai liiketuttaviin, kohdistuvia vieraanvaraisuudesta tai muusta huomaavaisuudesta aiheutuneita menoja. Edustamisella pyritään liiketoiminnan edistämiseen ja esimerkiksi uusien liikesuhteiden luomiseen tai entisten suhteiden säilyttämiseen ja parantamiseen.”

Eli kun syötät, juotat tai viihdytät asiakkaita tai muita bisnestuttuja ja sinulla on taka-ajatuksena edistää liikekumppanuutta tai liikesuhdetta, on se edustamista. 

Vaikka tämä vielä tässä vaiheessa kuulostaa ihan selkeältä, niin ehei, ei se niin selkeää ole kuitenkaan. Jos viet asiakkaan lounaalle ja tarjoat hänelle tavanomaisen ja kohtuullisen lounaan, voi kyseessä olla neuvottelu eikä edustaminen. Jos taas asiakkaan syöttäminen tapahtuu ilta aikaan ja siinä sivussa asiakkaalle juotetaan alkoholia, muuttuu tapaaminen taas edustamiseksi. Edustamista on myös, jos asiakkaan kestitsemisen tarkoituksena on sopimus- tai liikeneuvotteluiden edistäminen.

Täytyy siis olla tarkkana, mikä tapahtuman tarkoitus on ja mitä siellä tarjotaan, jotta voidaan määritellä onko kyseessä neuvottelu vai edustaminen.

Neuvottelukulu

Yrityksen sisäiset tai asiantuntijan kanssa tapahtuvat tapaamiset luokitellaan neuvottelukuluksi. Jos yrityksessä pidetään kokous, jossa on tarjolla pullaa ja kahvia, voi nämä tarjottavat vähentää neuvottelukuluina. Neuvotteluksi myös luokitellaan tapaamiset kirjanpitäjän, tilintarkastajan, muun yritystoiminnan asiantuntijan ja viranomaistahojen kanssa. Neuvotteluissa tarjoilun täytyy olla tavanomaista ja kohtuullista, eli neuvottelukuluiksi ei hyväksytä ylenpalettisia määriä alkoholia tai ruokaa.

Tapaamiset on tärkeä dokumentoida hyvin. Laskun tai muun tositteen liitteeksi voi lisätä erillisen liitteen, josta selviää millainen tilaisuus oli kyseessä, ketä oli osallisena ja minkä takia se on pidetty. Erilaisia tilaisuuksia tulkitaan helposti edustamiseksi, joten kunnollinen selvitys helpottaa neuvottelun todentamista.

Mikä on tavanomaista?

Tavanomainen tarjoilu tarkoittaa hintatasoltaan edullista tarjoilua, kuten normaali kahvitarjoilu tai buffetlounas. Jos tarjotaan vaikka kymmenen ruokalajin illallinen ja kolme pulloa viiniä Michelin-tähden ravintolassa, ei se ehken ole enää niin tavanomaista. 

Jos epäröit oletko ollut neuvottelemassa vai edustamassa, mieti mikä tilaisuuden tarkoitus oli, kenen kanssa se tapahtui ja mistä siellä keskusteltiin. Joskus joku viisaampi on sanonut, että jos tilaisuudessa on hauskaa, on se edustusta ja jos tilaisuus on enemmänkin kuiva ja asiakeskeinen, on kyseessä neuvottelu.