Jos yrityksessä maksutapana on riihikuiva käteinen, on se kirjanpitolain mukaan kirjattava päiväkohtaiseen järjestykseen heti, oitis ja pikimmiten. Yrityksen on pystyttävä todentamaan, mistä käteinen on tullut ja mihin se on mennyt, ja helpoiten kahisevan jälkiä voi seurata kassakirjan avulla.

Kassakirja

Kassakirjan voisi ajatella olevan kassan tiliote, johon merkitään päiväkohtaisesti kaikki kassan tapahtumat. Kirjaan merkitään kassan alkusaldo, tulot ja menot sekä loppusaldo. Menoista (eli ostoista) täytyy liittää asianmukaiset tositteet kassakirjan mukaan. Kassakirjan ulkonäöllä ei ole merkitystä, kunhan se on vaan helposti ja yksiselitteisesti tulkittavissa. Vaihtoehtoja on siis monia. Kirja voi olla vaikka taulukkolaskentaohjelmalla tehty tai ihan fyysinen vihko kassalippaassa, johon tapahtumat merkitään päivittäin.

Taulukkolaskentaohjelmalla tehty kassakirja voi näyttää seuraavalta:

Uuden taulukon voi ottaa jokaiselle päivälle, viikolle tai täyttää koko kuukauden yhteen taulukkoon. Tässäkin tyyli on täysin vapaa.

Käteiskassa kirjanpidossa

Kirjanpitolaki sanoo käteiskassan kirjaamisesta seuraavaa:

 “Käteisellä rahalla suoritetut maksut on kirjattava päiväkohtaiseen järjestykseen. Tämä tarkoittaa, että maksuja on voitava tarkastella aikajärjestyksessä päivän tarkkuudella. Niiden kirjaus osa- tai pääkirjanpitoon voidaan kuitenkin tehdä esimerkiksi kuukauden yhteissumman perusteella.”

Eli kuukauden tapahtumat voi kirjata kirjanpitoon yhdellä könttäsummalla. 

Jos katsotaan aiempaa esimerkki kuvaa kassakirjasta, olisi sen kirjaus seuraavanlainen:

Myynti (raha on tullut myynnistä ja mennyt kassalippaaseen)
– DEBET Kassa
– KREDIT Myynti

Tarvikkeiden osto (raha on tullut kassalippaasta ja mennyt tarvikkeiden ostamiseen)
– DEBET Ostot
– KREDIT Kassa

Siirto (raha on tullut kassalippaasta ja mennyt pankkitilille)
– DEBET Pankkitili
– KREDIT Kassa

Ole tarkka!

Käteisen kanssa pelattaessa täytyy olla hyvin tarkkana. Jos kirjanpidon mukaan kassan saldo on iso eikä käteistä oikeasti ole, voidaan katsoa, että puuttuvat rahat on yrittäjän omassa takataskussa ja näin ollen siitä pamahtaa osakaslaina. Jossain tapauksissa myös puuttuvia käteisiä voidaan katsoa peitellyksi osingonjaoksi ja siitä seuraa aina veroseuraamuksia. Tärkeää on siis aina välillä laskea kassan rahat ja varmistaa, että se täsmää kassakirjan loppusaldoa.

Kuten huomasit, niin käteiskassa kirjanpidossa ei ole mikään monimutkainen juttu. Muista vaan kirjata jokainen kolikko kassakirjaan ja välillä täsmäyttää oikeat eurot kirjanpidon saldon kanssa niin homma on yhtä helppoa kuin heinänteko!