Yrityskortti, eli yrityksen maksukortti, helpottaa kirjanpidon tekemistä sekä kulujen seurantaa. Yrityskortteja on erilaisia, mutta useimmiten yrityksellä on käytössä pankki- ja/tai luottokortti. Näiden lisäksi on olemassa myös prepaid-kortti, jolle ladataan saldoa etukäteen sekä maksuaikakortti. Maksuaikakortti eroaa luottokortista sillä tavoin, että sen saldo on maksettava pois kerralla eikä sitä voi maksaa osissa.

Miksi yrityskortin käyttö kannattaa?

Usein aloittava yrittäjä saa käyttöönsä yrityskortin heti pankkipalveluiden avaamisen yhteydessä, mutta sen voi ihan hyvin hankkia myöhemminkin, jos sellaista ei ole alkuun ottanut käyttöönsä. Kortin käyttö helpottaa kulujen hallintaa, sujuvoittaa kirjanpidon tekemistä sekä sen avulla yritys voi päästä eroon kululaskuista pysyvästi.

• Helpottaa kulujen hallintaa – Kun yrityksellä on käytössä yrityskortti, on yrityksen kuluja helpompi seurata. Tieto ostosta näkyy heti pankkitilillä ja näin ollen kaikki kulut päätyvät kirjanpitoon saakka, eikä mitään ei jää kirjaamatta.
• Eroon kululaskuista – Kun yrittäjät tai työntekijät maksavat yrityksen ostoksia omilla henkilökohtaisilla korteillaan tai käteisellä, joudutaan näistä ostoista tekemään kululasku. Kululaskut lisäävät työtä, sekä tieto ostoksesta saattaa tulla joskus pitkälläkin viiveellä – jos ollenkaan. Yrityskortilla maksettaessa kenenkään omat henkilökohtaiset rahat eivät ole kiinni yrityksen ostoissa ja näin ollen kululaskut voivat jäädä unholaan.
• Tositteet päätyvät varmemmin kirjanpitoon – Kun käytössä on yrityskortti, tiliotteelta on helppo seurata, jos tositteita puuttuu. Jotkut maksukortit voidaan jopa integroida sähköisiin ohjelmiin niin, että kortilla tehdystä ostosta tulee heti puhelimeen ilmoitus, jossa muistutetaan kuitin kuvaamisesta.
• Luottokortin korot ja kulut ovat vähennyskelposia – Luottokortilla maksettaessa luoton korko ja muut kulut ovat vähennyskelpoisia vain yritystoimintaan liittyvien ostojen osalta. Jos käytössä on henkilökohtainen luottokortti, jolla on henkilökohtaista korollista velkaa, vie vähennyskelpoisten korko- ja rahoituskulujen laskeminen aikaa.
• Bonuksista kertyy verotettavaa ansiotuloa –  Jos osake- tai henkilöyhtiön omistajayrittäjän henkilökohtaiseen korttiin on liitetty bonuskortti ja sitä höylätään maksettaessa yrityksen menoja, muodostuu saaduista bonuspisteistä tai jälkikäteen saadusta rahahyvityksestä, etukupongeista tms. veronalaista ansiotuloa.
  → Lue lisää bonusten verotuksesta verottajan syventävistä vero-ohjeista.

Pelisäännöt selväksi

Yrityskortteja voi myös hankkia työntekijöiden käyttöön. Ennen sitä on kuitenkin hyvä luoda yhteiset pelisäännöt korttien käyttöön liittyen, jotta väärinkäytöltä vältyttäisiin.

• Käyttörajat – Millaisen käyttörajan jokainen tarvitsee? Maksetaanko kortilla vain satunnaisia neuvottelupullia vai järjestetäänkö toistuvasti kattavia yritystilaisuuksia? Kaikilla ei tarvitse olla maksimiluottoraja tai muutoinkaan samansuuruinen maksuraja käytössä.
• Kortti – Mihin korttia käytetään? Tarvitseeko jokainen ihan perinteisen muovisen kortin, sillä esim. pelkkiin verkkokauppa tilauksiin virtuaalinen kortti riittää vallan mainiosti.
• Ostot –  Mitä kortilla saa ostaa? On tärkeä vetää selkeät rajat, mitä tai minkä suuruisia ostoja kortilla saa maksaa ja mihin ostoksiin tarvitsee kysyä lupa – ja keneltä lupa heltiää.
• Kuitti – Miten ja minne kuitti toimitetaan? Heti alusta saakka on hyvä painottaa, että jokaiseen kortilla tehtyyn ostoon pitää toimittaa kuitti tai muu vastaava dokumentti.

Yrityskortti integroituu myös SimplBooksiin eTaskun & CostPocketin avulla

SimplBooks kirjanpito-ohjelmalla on integraatio eTaskun sekä CostPocketin kanssa, jotka molemmat ovat kuittien, matkalaskujen ja dokumenttien sähköiseen tallentamiseen sekä hallintaan tarkoitettuja ohjelmia. eTasku tarjoaa asiakkailleen maksuttoman yrityskortin ja CostPocketiin voi liittää yrityksen oman luottokortin. Näillä yrityskorteilla tehdyt ostot on mahdollista saada automaattisesti SimplBooks kirjanpito-ohjelmaan.

eTaskun asiakkailleen ilmaiseksi tarjoaman yrityskortin maksutavaksi voi valita luoton, prepaidin tai näiden yhdistelmän. Jokaisesta yrityskortilla maksetusta ostotapahtumasta tulee reaaliajassa ilmoitus eTaskun mobiilisovellukseen, jota klikkaamalla ostotapahtumalle pääsee kuvaamaan kuitin tositteeksi.

CostPocketiin taas voidaan lisätä yrityksen olemassa oleva luottokortti. Kun luottokortilla tehdään ostoja, otetaan kuitista kuva CostPocketin sovelluksella ja valitaan maksutavaksi yrityksen luottokortti ja näin kuitti on tallennettu ostotapahtuman tositteeksi.

Kun kuitti on tallennettu kautta jompaan kumpaan ohjelmaan, siirtyy se sieltä automaattisesti SimplBooks kirjanpito-ohjelmaan integraatiota pitkin kerran vuorokaudessa.

→ Lue lisää eTaskun yrityskortista / CostPocketin yrityskortista.

→ Lue lisää SimplBooksin integraatioista eTasku / CostPocket

Yrityskortti tuo mukanaan pelkkää positiivista, joten jos yrityksellä ei sitä jo ole, kannattaa sen käyttöönottoa ehdottomasti harkita.