Tuoterekisteri on rekisteri, jonka avulla yritys ylläpitää myytäviä tuotteittaan ja palveluitaan. Se on, tai ainakin sen pitäisi olla, avainasemassa ihan jokaisen asian myynnissä, sillä se tuo tehokkuutta ja järjestelmällisyyttä tuotteiden hallintaan sekä on loistava apuväline niin markkinoinnissa, myynnissä kuin asiakaspalvelussakin. Yrityksen ei tarvitse myydä vain käsin koskelteltavia fyysisiä tuotteita, jotta tuoterekisteriä voisi käyttää, vaan myytäviä tuotteita voivat ihan hyvin olla myös esim. tuntihinnoiltu palvelu, juhlatilan vuokra, kilometrikorvaus tai muu kustannus, kuten esim. postimaksu tai laskutuslisä.

Mikä on tuoterekisteri?

Tuoterekisteri on järjestelmä tai muu tietokanta, johon on kerätty ja tallennettu kaikki yrityksen myytävissä olevat tuotteet ja palvelut, sekä niihin liittyviä tietoja, kuten esimerkiksi:

• Tuotteen nimi ja kuvaus: Mistä tuotteesta on kyse ja mitä se sisältää
• Valmistaja tai toimittaja: Kuka on tuottanut tai toimittanut tuotteen
• Tuotteen yksilöinti: Tuotteen koodi, kuten vaikka EAN-koodi.
• Hinta ja saatavuus: Tietoa tuotteen hinnasta sekä määristä
• Ominaisuudet: Esimerkiksi koko, väri, materiaali tai muita teknisiä tietoja
• Päivämäärät: Valmistuspäivämäärä, viimeinen käyttöpäivämäärä tai tarjouksen päättymispäivä
• Muut tiedot: Tietoja voi lisätä ihan omien tarpeiden mukaan, joten myös käyttöohjeet tai markkinointisloganit ovat ihan valideja vaihtoehtoja.

Tuoterekisterin käyttöä ei ole sidottu mihinkään tiettyyn alaan, vaan sitä voi hyödyntää ihan millä alallla vaan. Joten se toimii vähittäiskaupasta logistiikan kautta terveydenhuoltoalaan saakka. Joskus tuoterekisteriä voi olla myös pakko hyödyntää, kuten esimerkiksi elintarvikkeiden tai lääkkeiden seurannassa.

Tuoterekisterin hyödyt

Tuoterekisterin käytöstä on hyötyä useissa yrityksen eri prosesseissa. Yleisesti tuoterekisterin käyttö tuo tehokkuutta, sillä se on selkeä ja järjestelmällinen tapa hallita yrityksen tuotteita, eikä tietoja tarvitse etsiä monesta paikkaa. Rekisterin ansiosta myös tuotetiedot löytyvät keskitetysti yhdestä paikkaa, jolloin niiden päivittäminen on sujuvampaa. Rekisterin avulla voidaan myös muodostaa erilaisia analyyseja ja raportteja. Esim. yrityksen myyntitietojen ja asiakaskäyttäytymisen analysoinnin perusteella voidaan kehittää parempia markkinoinninstrategioita ja näin ollen myös mahdollisesti päästä parempiin myyntituloksiin.

Asiakkaalle tuoterekisterin hyöty näkyy parempana asiakaspalveluna, sillä henkilökunta löytää ajankohtaiset tiedot tuotteista nopeammin ja helpommin. Rekisteri myös mahdollistaa henkilökohtaisemman asiakassuhteiden ylläpidon, jos rekisteriin on kerätty tietoja asiakkaalle aiemmin myydyistä tuotteista.

SimplBooks kirjanpito-ohjelmassa voit määrittää tuotteelle sisäänostohinnan sekä valita miten tuotteen myyntihinta lasketaan. Se voi joko olla tietty prosentti, joka lisätään tuotteen ostohintaan tai kiinteä myyntihinta.
→ Lue lisää SimplBooksin tuoterekisteristä

Tuoterekisterin avulla myös taloushallinnon puolen tehtävät sujuvoituvat. Laskujen lähettäminen nopeutuu, sillä rekisteristä voi valita laskutettavat tuotteet ja laskuttaa ne muutamalla klikkauksella, jolloin samoja tietoja tarvitse kirjoittaa aina uudelleen laskua luodessa. Jos rekisteriin on määritelty tuotteelle tai palvelulle yleinen myyntihinta, voi sen saada nousemaan myös laskulle aina automaattisesti, joten tuotteiden hintojakaan ei tarvitse koittaa muistaa ulkoa. Usein myös tuotteelle tai palvelulle voi määritellä etukäteen oikeat kirjanpitotilit, jolloin kirjanpitoaineisto muodostuu automaattisesti eikä kirjanpidon hoitamiseen kulu niin paljon aikaa. 

Tuoterekisteri voidaan myös usein liittää varastoon, jonka myötä varastonhallinta helpottuu. Kun liitos on tehty, päivittyy varaston tilanne aina sitä mukaan, kun tuotteita lisätään laskulle. Tuoterekisteriä täytyy myös muistaa ylläpitää ja se onkin järkevä käydä vähintään vuosittain läpi sekä poistaa epäkurantit tuotteet.

Nykypäivänä tiedon varastointiin kannattaa valita digitaalinen rekisteri, jotta tietoa olisi mahdollisimman helppo käsitellä ja jakaa. Tuoterekisterin perustaminen jo ihan vain vaikka taulukko-ohjelmalla tuo jo helpotusta ja tiedot on helppo siirtää taulukosta laskutusohjelmaan muutamalla klikkauksella.