Hyvin usea yritys säilyttää omat asiakastiedot tavalla tai toisella. Eräällä ne saattaa olla vain lähetettyjen laskujen vastaanottajan kentässä ja toiselta taas löytyä puhelinluettelon paksuinen kirja, johon on kerätty kaikki asiakastiedot aastaööhön. Asiakkaat ovat lähtökohtaisesti avain jokaisen menestyvän yrityksen tarinaan, joten asiakastiedot kannattaa kerätä ja säilyttää. Tiedä vaikka myöhemmin haluat lähestyä heitä markkinointikampanjalla tai lähettää kiitokset joulukortin muodossa!

Kerää asiakastiedot asiakasrekisteriin

Asiakastietojen kerääminen kannattaa heti alusta asti keskittää yhteen paikkaan, sillä kun asiakastiedot löytyvät keskitetysti yhdestä paikkaa, on tietojen hallinnointi sekä tiedonjako yrityksen sisällä sujuvampaa. Myös rekisterin ylläpitoon kannattaa käyttää aikaa, ettet loppujen lopuksi löydä itseäsi vain sekalaisen nimilistan kanssa, jonka olemassa olosta ei ole mitään hyötyä kenellekkään. Hyvässä asiakasrekisteristä asiakastiedot ovat aina helposti löydettävissä, päivitettävissä sekä tarpeen tullen myös poistettavissa. Rekisteriin voi kerätä tietoja, kuten:

• Asiakkaan nimi ja yhteystiedot
• Tieto, mistä asiakas on tullut (esim. nähdyn tarjouksen, nettisivujen lomakkeen tai puskaradion kautta)
• Tieto asiakkuuden vaiheesta (esim. tarjouspyyntö, tilaus kesken, myyty)
• Tieto mitä asiakas on  vailla (esim. liitteeksi tehty tarjous, mitä halunnut ostaa, lasku)
• Lisäksi yritysasiakkaalta voi kerätä vielä tiedon yhteyshenkilöstä, y- tunnuksesta sekä mahdollisesta verkkolaskutusosoitteesta.

Asiakasrekisteri on hyvä paikka kerätä asiakkuuksien ylläpitoon liittyviä tietoja, mutta sen ei kuitenkaan ole tarkoitus olla kaatopaikka, johon tallennetaan kaikki mahdolliset käsin tehdyt muistilappuset.

SimplBooksin asiakasrekisteri
SimplBooksin asiakasrekisteri pitää asiakastiedot varmassa tallessa. Ja turvassa!   Hae Suomessa rekisteröityjen yritysten tiedot suoraan YTJ:n rekisteristä Laajat haku- ja suodatusvaihtoehdot Asiakkaan määrittely esim. maksuajan tai kirjanpidon tilin mukaan Automaattiset muistiot lähetetystä laskuista → Lue lisää SimplBooksin Asiakasrekisteristä

Muista myös tietosuoja!

Aina kun käsitellään toisen henkilötietoja, on  tietosuoja-asioista oltava perillä. Kaikkien tietämä kirjainyhdistelmä GDPR (General Data Proteciton Regulation) astui voimaan vuonna 2018 kaikissa EU:n jäsenvaltoissa ja korvaisi henkilötietolain. GDPR:n tarkoituksena on turvata ihmisten –  erityisesti yritysten asiakkaiden, kykyä hallita omia henkilötietojaan sekä sitä, miten niitä käytetään. Vaikka asetus sisältää monta kohtaa ja to-del-la paljon jargonia, pystyy ihan jokainen toteuttamaan ja huomioimaan sen määräämät käytännön toimet toiminnassaan.

GDPR:n tärkeimmät pointit

•  Yksinyrittäjä on yrityksensä tietosuojavastaava. Isommassa yrityksessä voidaan nimetä tietosuojavastaava, mutta viime kädessä vastuussa on aina yrittäjä tai toimitusjohtaja itse.
• Asiakkaista voi kerätä vain palvelun tai tuotteen käytön kannalta vain tarpeellisia tietoja. Arkaluontoisia tietoja, kuten asiakkaan etnisyys, uskonnollinen vapaus, poliittiset asiat, terveyden tila tai seksuaalinen suuntautuminen ei saa kerätä, ellei se ole palvelun toteuttamisen kannalta olennaista (esim. psykologin palvelut).
• Asiakastiedot tulee suojella ulkopuolisilta henkilöitä. Ei ole merkitystä onko rekisteri tehty ruutupaperilla, taulukko-ohjelmassa tai pilvipalvelussa, vaan tärkeintä on ettei siihen pääse käsiksi muut kuin yrityksen henkilötietoja käsittelevät henkilöt.
• Asiakkuuden päättymisen jälkeen tiedot tulee hävittää. Asiakkaan oikeus on pyytää tietojensa tuhoamista milloin tahansa, kunhan asiakkaan puolelta ei ole hoitamatta mitään velvoitteita, kuten esim. maksamattomia laskuja.
• Henkilötietoja ovat kaikki tiedot, joista henkilö voidaan yksilöidä. Näihin lukeutuu perustietojen lisäksi myös esim. IP-osoite tai tunnistettava valokuva.
• Henkilötietojen keräämisestä on laadittava julkinen tietosuojaseloste. Tietosuojaselosteessa on kerrottava, mitä tietoja asiakkaista kerätään, mihin tarkoitukseen ja kuinka ne on suojattu. Selosteen tulee olla aina asiakkaan saatavilla.

Tietosuojalakia on äärimmäisen tärkeä noudattaa aina, sillä sen rikkomisesta seuraa sakkorangaistus. Rangaistuksen määrä riippuu siitä, mitä kohtaa lakia rikotaan, mutta rangaistus voi olla joko 4 prosenttia edeltävän tilikauden kokonaisliikevaihdosta tai 20 miljoonaa euroa sen mukaan, kumpi määristä on suurempi. On myös hyvä tiedostaa, että asiakastietoja voi olla muuallakin kuin pelkästään asiakasrekisterissä. Myös myyntilaskut, tehdyt tarjoukset sekä muut dokumentit voivat sisältää tietosuojalain alaisia tietoja.

Asiakasrekisterin ylläpito on jatkuvaa, mutta arvokasta työtä. Asiakastiedot ovat äärimmäisen tärkeitä yritykselle, sillä onhan myyminen vanhalle asiakkaalle paljon helpompaa kuin täysin uudelle. Tietojen päivittäminen on siis hyvä tehdä heti, kun asiakas ilmoittaa muuttuneista tiedoistaan!