Hyvä kirjanpitäjä voi olla kultaakin arvokkaampi yrityksellesi, sillä hänen tärkein työ on helpottaa sinun arkea huolehtimalla, että kaikki yrityksen kirjanpidolliset asiat ovat kunnossa sekä hoidettu ajallaan. Vaikka sinä olet palkannut kirjanpitäjän sinun avuksesi, täytyy sinun myös auttaa kirjanpitäjääsi, jotta hänellä on parhaat mahdolliset eväät hoitaa työnsä parhaalla mahdollisella tavalla.

Toimita aineisto ajoissa

Numero yksi, number uno ja kaikista tärkein: Toimita. Aineisto. Ajoissa. Moni tietääkin, että alv-päivä on aina kuun 12.päivä, joten usein ajatellaan, että riittää, jos aineiston kiikuttaa kirjanpitäjälle 11.päivä. Joo’o, mmm-m ja kyllä. Kyllä se käytännössä on juurikin näin, mutta teoriassa se ei kuitenkaan välttämättä toimi.

Kirjanpitäjällä oletettavasti on useita asiakkaita ja jos kaikki toimittaisivat aineistot viime tipassa, ei kirjanpitäjä-parka millään kerkeäisi jokaisen kirjanpitoa tehdä saatikka alv-ilmoituksia lähettää ajallaan. Tästä johtuen kirjanpitoaineisto olisi hyvä toimittaa aina hyvissä ajoin. Mielummin niin päin, että aineisto seisoo kirjanpitäjän työpöydällä kuukauden odottamassa tekoa kuin se, että aineisto on kirjanpitäjän tavoittamattomissa yrittäjän persiin alla.

Vältä puuttuvia tai epäselviä tositteita

Kun kirjanpitäjäsi tekee yrityksesi kuukausikirjanpitoa, hän luultavasti käy ensimmäisenä läpi yrityksesi tiliotteen ja järjestää tositteet sen mukaiseen järjestykseen. Jos tiliotteella on vaikkapa tapahtuma ”paytrail -1000 euroa” ja tositeläjässä ei ole mitään tähän viittaavaa, on kipin mahdoton tehtävä päätellä, mikä tämä osto on.

Helpota siis kirjanpitäjäsi työtä pitämällä huolta, että kaikki tarvittavat tositteet ovat kirjanpitäjän saatavilla. Jos tosite on jostain syystä epäselvä, voit liittää sen mukaan lisäselvennyksen tai aineistoa viedessä vinkata kipille, mistä siinä on kyse. Näin kirjanpitäjä osaa kirjata tositteen heti oikealle tilille eikä ylimääräistä aikaa kulu tapahtuman selvittämiseen.

Vastaa yhteydenottoihin nopeasti

Jos kirjanpitäjä soittaa tai laittaa sinulle sähköpostia, vastaathan näihin yhteydenottoihin mahdollisimman nopeasti. Jos viivyttelet vastauksen kanssa tai jätät kokonaan vastaamatta, voi se tarkoittaa, että yrityksesi kirjanpidon valmistautuminen viivästyy. Harvemmin kai kipit soittelevat ihan vain kysyäkseen kuulumisia, joten jos kirjanpitäjä ottaa yhteyttä, on hänellä oikeasti jotain tärkeää asiaa liittyen yritykseesi tai sen kirjanpitoon.

Kerro muutoksista

Olet sitten palkkaamassa uutta työntekijää, hakemassa investointitukea tai laajentamassa toimintaa, kerro suunnitelmistasi kirjanpitäjällesi pikimmiten. Hän ei voi tietää, mitä yrityksessäsi tapahtuu, jollet sinä kerro muutoksista hänelle. Kerro siis mieluummin vaikka vähän liikaa kuin liian vähän. Kirjanpitäjän pitäminen ajantasalla yrityksen asioista kannattaa, sillä mitä enemmän hän tietää, sitä helpommin ja nopeammin hän pystyy tekemään työnsä sekä myöskin reagoimaan mahdollisiin muutoksiin.

Eli kertauksena vielä; ajoissa toimitetulla aineistolla, informatiivisilla tositteilla sekä hyvällä kommunikoinnilla pysyy kirjanpitäjä kuin kirjanpitäjä tyytyväisenä. Ainakin suurimmaksi osaksi.