Kun tilinpäätös on taputeltu valmiiksi ja veroilmoitus laitettu eteenpäin, voi tulla houkutus heittää kaikki siihen liittyvä hornan tuuttiin, mutta niin ei saa tehdä. Kirjanpitolaki määrää, että kirjanpitoaineisto (tai osa siitä) on säilytettävä ainakin seuraavat 6 tai 10 vuotta tilikauden päättymisestä.

Kirjanpitoaineistoa voi säilyttää paperisena, sähköisenä tai näiden yhdistelmänä, kunhan niihin vain pääsee helposti käsiksi ja ne ovat varmassa tallessa. Aineiston voi myös muuttaa tilinpäätöksen jälkeen sähköiseksi, jos se on helpompi käsitellä tai säilyttää, mutta aineiston sisältöä ei saa missään tapauksessa muokata tai poistaa. Audit trailin täytyy pysyä koskemattomana. Vaihtoehtoja säilytykseen on siis useita, kuten esim. arkistomappi, cd-levy, muistitikku tai pilvipalvelu.

Säilytysaika 6-vuotta

Liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto:

• Tuloveroilmoitukset
• Arvonlisäveroilmoitukset
• Palkkatietoilmoitukset
• Erillisilmoitukset
• Eläkevakuutusyhtiöille annetut ilmoitukset
• Hallituksen ja yhtiökokouksen pöytäkirjat

Tositteet:

• Ostolaskut
• Myyntilaskut
• Myyntiraportit
• Tiliotteet
• Käteiskassan kassakirja
• Kuitit
• Sekä muut vastaavat tositteet

Näiden lisäksi:

• Palkkalaskelmat
• Lomapalkkavelkalaskelmat
• Ay- ja ulosottomaksuihin liittyvät tositteet
• Lääkärintodistukset (todentavat sairausajalta maksettavan palkan)
• Oikaisu ja korjaustositteet 
• Täsmäytysraportit
• Kaikki muu kirjanpitoaineisto, jolle ei ole laissa määritelty pidempää säilytysaikaa. 

Eli toisin sanoen, melkein kaikki kirjanpitoaineisto täytyy säilyttää vähintään kuusi vuotta.

Kuuden vuoden säilytysaika alkaa pyörimään kalenterivuoden viimeisestä päivästä, jolloin kyseinen tilikausi päättyy. Eli, esim. 31.10.2022 päättyvän tilikauden kirjanpitoaineistoa on säilytettävä vähintään vuoden 2028 loppuun saakka.

Säilytysaika 10-vuotta

• Päivä- ja pääkirjat (myös osakirjanpitojen)
• Tililuettelo
• Tilinpäätös
• Toimintakertomus
• Tase-erittelyt
• Liitetiedot
• Liitetietojen erittelyt
• Palkkakirjanpito
• Palkkakortit (Liikearkistoyhdistys Ry suosittelee 50-vuoden säilytysaikaa)
• Konsernitilinpäätöksen yhdistelylaskelmat

10 vuoden säilytysaika lähtee pyörimään tilikauden viimeisestä päivästä. Eli 31.10.2022 päättyvän tilikauden kirjanpitoaineistoa on säilytettävä 31.10.2032 saakka.

Ikuisesti säilytettävät

• Yrityksen yleismääräykset ja -ohjeet
• Yhtiön hallintoon liittyvät pöytäkirjat (säilytettävä koko toiminnan ajan)

Vastuu kirjanpitoaineiston säilytyksestä on aina kirjanpitovelvollisella, eli yrityksen johdolla, vastuunalaisella yhtiömiehellä, hallituksella tai muulla vastaavalla taholla. Säilytyksen voi ulkoistaa, esim. tilitoimistolle, mutta vastuu säilyttämisestä silti pysyy kirjanpitovelvollisella. Vaikka yritystoiminta loppuisi, on kirjanpitoaineisto silti säilytettävä eikä sitä saa siinäkään tapauksessa nakata saunan kiukaaseen. Säilö siis aineistot varmaan paikkaan, jossa ne eivät ole jatkuvasti silmissä, mutta silti helposti saatavilla.