Mikä tahansa lappu ei välttämättä ole kirjanpitokelpoinen kuitti. Kirjanpitolaki on määrännyt seikkoja, mitä kuitilta pitää löytyä, sekä arvonlisäverolaki on asettanut vielä tarkempia vaatimuksia. Se kuinka paljon informaatiota laskulle täytyy laittaa, riippuu onko laskun verollinen loppusumma yli vai alle 400 euroa, onko kyse vähittäiskaupasta ja tapahtuuko myynti Suomen rajojen sisäpuolella.

Kevennetyt laskumerkinnät

Kevennettyjä laskumerkintöjä voi käyttää, jos laskun verollinen loppusumma on enintään 400 euroa tai, jos kyseessä on vähittäiskauppa tai siihen rinnastettava lähes yksinomaan yksityishenkilöille tapahtuva myynti, jolloin laskun loppusummalla ei ole väliä. Vähittäiskauppaan rinnastettavaa myyntiä harjoittaa mm. suutarit, parturit ja kioskit. Myös ravintoloissa tai henkilökuljetuksissa kevennetyt laskumerkinnät riittävät, ellei kyse ole edelleen myytäväksi tarkoitetusta palvelusta.

Kevennetyissä laskuissa täytyy mainita:

• Laskun antamispäivä
• Myyjän nimi ja Y-tunnus
• Myytyjen tavaroiden/palveluiden määrä ja laji
• Suoritettavan veron määrä verokannoittain TAI veron peruste verokannoittain
• Muutoslaskuissa viittaus alkuperäiseen laskuun sekä ne tiedot, joita laskulla muutetaan

Kevennettyä laskumerkintöjä ei kuitenkaan voi soveltaa tavaroiden yhteisömyynnissä, tavaroiden kaukomyynnissä tai sellaisessa toisessa EU-maassa tapahtuvassa tavaran tai palvelun myynnissä, josta ostaja suorittaa veron käännetyn verovelvollisuuden perusteella.

Pakolliset laskumerkinnät

Jos laskun loppusumma ylittää 400 euroa, kyseessä ei ole vähittäiskauppa tai myynti tapahtuu ulkomaille, on laskulle laitettava enemmän tietoja.

Laskun antamispäivä
Antamispäivä voi olla päivä, jolloin lasku on toimitettu, kirjoitettu, tulostettu tai muu vastaava päivä.

Juokseva tunniste
Juoksevalla tunnisteella jokainen kuitti voidaan kiistatta yksilöidä sekä juoksevalla tunnisteella voidaan myös todeta mahdollinen puuttuva lasku. 

Myyjän ja ostajan nimi sekä osoite
Nimi, katuosoite, postinumero ja -toimipaikka. Lisäksi tähän voi myös merkitä puhelinnumeron tai sähköpostiosoitteen sekä kenen kanssa laskusta on sovittu.

Myydyt tavarat
Mitä on myyty, paljonko on myyty tai millaisia palveluita on myyty.

Toimituspäivä
Toimituspäivä voi olla esim. tavaroiden toimituspäivä, palveluiden suorituspäivä tai ennakkomaksun maksupäivä, jotta verot voidaan kohdistaa oikein. 

Veron peruste ja yksikköhinta
Veron peruste on myyntihinta ilman veron osuutta. Myös yksikköhinta ilmoitetaan ilman veroa. 

Verokanta
Tavaran tai palvelun arvonlisäverokanta. Jos eri verokantoja on useampi, täytyy jokainen verokanta merkitä erikseen.

Suoritettavan veron määrä
Arvonlisäveron määrä

Viittaus aiempaan laskuun
Jos kyse on muutoslaskusta, esim. hyvitys laskuumme nro xxx.

Myyjän Y-tunnus ja mahdollisesti arvonlisäverotunniste
Jos elinkeinonharjoittaja myy tavaroita yhteisömyyntinä tai yleissäännöksen (AVL 65§) mukaisia palveluita, täytyy laskulta löytyä Y-tunnuksen lisäksi myös arvonlisäverotunniste. Suomalainen arvonlisäverotunniste on maatunnus (FI) + Y-tunnus ilman kahden viimeisen numeron välissä olevaa viivaa.

Ostajan arvonlisäverotunniste
Jos ostaja on verovelvollinen käännetyn verovelvollisuuden perusteella tai kyseessä on yhteisömyynti, täytyy myyjän merkitä laskulle myös ostajan arvonlisäverotunniste.

Näiden lisäksi laskulle voi joutua merkitsemään tilanteen mukaan myös muita pakollisia merkintöjä, kuten:

• Merkintä myynnin verottomuudesta
• Merkintä käännetystä verovelvollisuudesta
• Merkintä itselaskutuksesta

Kun lasku sisältää tarpeeksi informaatiota, voidaan sen todeta olevan kirjanpitokelpoinen kuitti. Pakollisten merkintöjen lisäksi laskulla on hyvä olla tietysti myös viitenumero, eräpäivä, merkintä viivästyskorosta sekä tilinumero, johon laskun voi maksaa.