Sana kirjanpitolaki saa monet haukottelemaan. Aihe koetaan usein vaikeana ja tylsistyttävänä, eikä ketään oikeastaan edes kiinnosta paneutua syvemmin kirjanpitolain koukeroihin. Jokaisen yrittäjän olisi kuitenkin hyvä tuntea lain keskeisimmät periaatteet, sillä vastuu yrityksen kirjanpidon oikeellisuudesta on aina yrittäjällä itsellään – teki kirjanpidon itse tai ei.

1. Jokainen yritys on kirjanpitovelvollinen

Kirjanpitolain mukaan jokainen oikeushenkilö (avoin yhtiö, kommandiittiyhtiö, osakeyhtiö, osuuskunta, yhdistys, säätiö) sekä luonnollinen henkilö (yksityinen elinkeinonharjoittaja aka toiminimi) ovat kirjanpitovelvollisia harjoittamastaan liike- ja ammattitoiminnasta. Kirjanpitovelvollisuus yksinkertaisesti tarkoittaa, että yrityksen toiminnasta on pidettävä kirjaa ja sen laiminlyönnistä voi seurata rangaistus, jonka suuruus vaihtelee sakoista jopa vankeusrangaistukseen saakka.

2. Kirjanpitolaki määrittelee kirjanpidon vaatimukset yrityksen koon mukaan

Kirjanpitolaki lajittelee yritykset kolmeen eri kokoluokkaan, jonka mukaan kirjanpidon vaatimukset määräytyvät. Mitä isompi yritys, sitä vaativammat kirjanpidon sekä tilinpäätöksen vaatimukset.

Yritys on mikroyritys, jos enintään yksi alla olevista rajoista ylittyy päättyneellä ja sitä välittömästi edeltäneellä tilikaudella tilinpäätöspäivänä.

• Yrityksen taseen loppusumma 350 000 euroa
• Yrityksen liikevaihto 700 000 euroa
• Yrityksen tilikauden aikana palveluksessa keskimäärin 10 henkilöä

Yritys on pienyritys, jos enintään yksi alla olevista rajoista ylittyy päättyneellä ja sitä välittömästi edeltäneellä tilikaudella tilinpäätöspäivänä.

• Yrityksen taseen loppusumma 6 miljoonaa euroa
• Yrityksen liikevaito 12 miljoonaa euroa
• Yrityksen tilikauden aikana palveluksessa keskimäärin 50 henkilöä

Yritys on suuryritys, jos vähintään kaksi alla olevista rajoista ylittyy päättyneellä ja sitä välittömästi edeltäneellä tilikaudella tilinpäätöspäivänä.

• Yrityksen taseen loppusumma 20 miljoonaa euroa
• Yrityksen liikevaito 40 miljoonaa euroa
• Yrityksen tilikauden aikana palveluksessa keskimäärin 250 henkilöä

Pien- ja suuryritysten väliin jäävät keskisuuretyritykset. Keskisuuretyritykset ovat yrityksiä, joilla ylittyy vähintään kaksi pienyrityksen rajoista, mutta vain yksi tai ei yksikään suuryrityksen rajoista ylity. Nämä yritykset eivät siis voi käyttää mikro- tai pienyrityksen helpotuksia, mutta toisaalta niiden ei myöskään tarvitse noudattaa suuryritysten vaatimuksia.

3. Kaikkien täytyy noudattaa hyvää kirjanpitotapaa

Kirjanpitovelvollinen on lain mukaan velvollinen noudattamaan hyvää kirjanpitotapaa. Termi hyvä kirjanpitotapa on laissa määritelty, mutta sitä ei silti ole sen tarkemmin määritelty. Hyvän kirjanpitotavan käytännöt ovat muodostuneet ajan saatossa kirjanpidon ammattilaisten, asiantuntijoiden sekä oikeuskäytäntöjen kautta. Tämän vuoksi käsite elää ja se voi myös muuttua ajan myötä mm. uusien käytäntöjen, säännösten tai ideoiden synnyttyä.

Hyvä kirjanpitotavan perusperiaate on kuitenkin antaa totuuden- ja oikeudenmukainen kuva yrityksen taloudellisesta tilanteesta. Hyvän kirjanpitotavan mukaan kirjanpidon tulee aina perustua tosiasiallisiin tapahtumiin sekä kirjanpito täytyy tehdä selkeästi ja läpinäkyvästi, jotta myös yrityksen ulkopuoliset henkilöt pystyvät vaivatta tarkastelemaan kirjanpitoa sekä sen sisältöä. Kirjanpito täytyy myös toteuttaa johdonmukaisesti sekä sen laatimisessa täytyy noudattaa varovaisuusperiaatetta. Varovaisuusperiaate tarkoittaa, että epävarmassa tilanteessa mieluummin annetaan varovaisempi arvio, jotta ei ainakaan liioitella yrityksen taloudellista tilannetta.

4. Kirjanpitolaki kelpuuttaa vain asianmukaiset tositteet 

Niin kirjanpitolaki kuin hyvä kirjanpitotapakin edellyttää, että kirjanpidossa kaikki tapahtuvat tulee perustua asianmukaisiin tositteisiin.  Yleisin mielikuva tositteesta on lasku tai kuitti, mutta se voi olla myös vuokrasopimus, ajopäiväkirja tai kauppakirja. Tositteen tärkein tehtävä on pystyä selventämään liiketapahtuma. Esimerkiksi ostokuista pitää selvitä mitä on ostettu, mistä, milloin ja mihin hintaan sekä myöskin muita pakollisia laskutusmerkintöjä. Kirjanpitolaki ei velvoita säilyttämää alkuperäistä tositetta, joten myös kuva tositteesta on ihan yhtä pätevä.

5. Liiketapahtumat täytyy kirjata aukottomasti

Kirjanpitolaissa puhutaan audit trailista, joka tarkoittaa aukotonta kirjaamista. Käytännössä siis kirjanpidon tositteet täytyy yksilöidä sekä tositteet ja liiketapahtumat kirjata aukottomasti. Aukottoman kirjausketjun avulla liiketapahtumia voidaan seurata tositteesta aina veroilmoitukselle saakka. Sen ansiosta myös tiedetään, missä kohtaa jokin on tullut kirjanpitoon ja ja mihin kohti se on päätynyt rasittamaan kirjanpitoa. Kuluja ja tuloja pystytään siis jäljittämään tililtä tilille sekä pystytään myös varmistamaan ettei virheitä ole sattunut.

6. Tilinpäätös on pakollinen melkein kaikille

Kirjanpitolaki säätelee tilinpäätöksen laatimisperiaatteita sekä sen sisältöä. Osakeyhtiön, osuuskunnan, avoimen yhtiön ja  kommandiittiyhtiön on aina tehtävä tilinpäätös, mutta liikkeen- tai ammatinharjoittajalle se ei ole aina pakollista. Toiminimelle tilinpäätöksen tekeminen on pakollista vain, jos tilikausi poikkeaa kalenterivuodesta tai kahdella peräkkäisellä tilikaudella ylittyy kaksi seuraavista rajoista:

1. Taseen loppusumma 350 000 euroa
2. Liikevaihto 700 000 euroa
3. Tilikauden aikana palveluksessa keskimäärin 10 henkilöä

Tilinpäätös sisältää useita eri dokumentteja ja on tärkeä huolehtia, että kaikki tilinpäätösasiakirjat on laadittu yritystä koskevien säädösten mukaisesti. Tilinpäätösestä täytyy aina löytyä tuloslaskelma, tase, liitetiedot sekä kirjanpito- ja aineistoluettelo. Näiden asiakirjojen lisäksi isommat yritykset voivat joutua liittämään tilinpäätöksen mukaan rahoituslaskelman, toimintakertomuksen ja tilintarkastajan tilinpäätösmerkinnän.

7. Kirjanpitoaineistoa täytyy säilyttää vähintään 6 vuotta

Kirjanpitolaki määrää, että kirjanpitoaineisto on säilytettävä vähintään 6 tai 10 vuotta tilikauden päättymisestä. Kirjanpitoaineistoa voi säilyttää paperisena, sähköisenä tai näiden yhdistelmänä, kunhan niihin vain pääsee helposti käsiksi ja ne ovat varmassa tallessa. Vastuu säilytyksestä on aina kirjanpitovelvollisella, eli yrityksen johdolla, vastuunalaisella yhtiömiehellä, hallituksella tai muulla vastaavalla taholla. Vaikka säilytyksen ulkoistaisi, esim. tilitoimistolle, vastuu säilyttämisestä silti pysyy kirjanpitovelvollisella.

Kirjanpitolaki luo perustan sille, mitä asioita kirjanpidossa on huomioitava. Kirjanpidon tekemiseen vaikuttavat kirjanpitolain lisäksi myös muut lait, asetukset ja ohjeistukset.