Kuukausikirjanpito, mitä se on? Mä voin ensin kertoa, mitä se ei ole. Se ei ole ydinfysiikkaa, eikä se ole mitään sellaista, mitä pitäisi pelätä. Kirjanpito ei ole pelkästään pakollista pahaa eikä se verottajakaan pure. Kuukausikirjanpito on yrityksen tuottojen ja kulujen kirjaamista. Se on suoritettavien ja vähennettävien arvonlisäverojen laskemista ja niistä ilmoittamista Verohallinnolle. Se on mielenkiintoista ja se kertoo yrittäjälle, missä mennään. Eihän kuulostakaan niin pahalle?

Kirjanpidossa on hyvä olla perusasiat selvillä ennen kuin mennään yhtään pidemmälle. Ensimmäisenä pitää tietää, onko yrityksen kirjanpitotavaksi valittu suorite- vai maksuperusteinen kirjanpito. Kirjanpitotapa määrittää sen, mitä kuluja käsitellään milloinkin. Suoriteperusteisessa kulut ja tuotot kirjataan sille kuukaudelle, kun työ on tehty. Maksuperusteisessa taas kulut ja tuotot kirjataan silloin, kun raha on tullut tai lähtenyt pankkitililtä. Helppoa ja yksinkertaista, mutta avataan tätä vielä esimerkin avulla;

Yritys on tehnyt työn ja ostanut kyseiseen työhön tarvittavia tarvikkeita tammikuussa, mutta saanut asiakkaalta rahat helmikuun puolella.

– Suoriteperusteisessa kirjanpidossa työn kulut ja tulot kirjataan tammikuun kirjanpitoon, koska kulut ja tuotot on tehty tammikuussa.
– Maksuperusteisessa kirjanpidossa kulut ovat syntyneet tammikuussa, niin ne kirjataan tammikuulle. Raha on tuloutunut vasta helmikuussa, joten se kuuluu helmikuun kirjanpitoon.

Mitä kuukausikirjanpidon tekoon tarvitsee?

Kuukausikirjanpidon tekemiseen tarvitset rauhallisen tilan, pirteät aivot ja pannullisen kahvia. Näiden lisäksi tietysti yrityksen pankkitilien tiliotteet ja tositteet kuukauden ajalta ovat kultaakin arvokkaampia, sillä ilman niitä kirjanpitoa ei voi tehdä. Kirjanpidon voi toteuttaa vaikka ruutupaperille, mutta kirjanpito-ohjelma helpottaa hommaa huomattavasti.

Kuukausikirjanpitoon kirjataan yrityksen tuotot ja kulut kuukauden ajalta. Se, kirjataanko pelkästään pankkitilin tapahtumat, riippuu siitä, onko yrityksellä käytössä se aiemmin mainitsemani maksu- vai suoriteperusteinen kirjanpitotapa. Jos yrityksellä on tapahtumia tiliotteen ulkopuolelta, ei tarvitse painaa paniikkinappulaa alas. Esim. toiminimiyrittäjällä tosite voidaan kirjata yksityispanona tai –ottona, ilman sen suurempia ongelmia.

Tositteet kannattaa järjestää tiliotteen mukaiseen järjestykseen, niin niitä on helpompi tarkastella myöhemmässä vaiheessa. Kun kaikki tositteet on etsitty ja laitettu järjestykseen, on aika käsitellä tositteet. Tärkeimpinä kriteereinä on, että ovatko ne yritystoimintaan kuuluvia ja mikä niiden verokanta on. Tositteet käydään yksitellen läpi ja kirjaukset tehdään kirjanpitolain vaatimalla tavalla. Tämä on kuukausikirjanpidon ensimmäinen etappi, kun kirjanpidosta pitäisi tietää vähän enemmän.

Tositteiden kirjaamisen jälkeen on hyvä tarkistaa, että tulos- ja taselaskelmien tilit näyttävät oikeilta. Katsotaan, onko tiliotteen loppusaldo sama kuin kirjanpidon pankkitilinsaldo, ovatko taseen vastattavaa puolen velkatilit ajan tasalla, täsmäytetään myynnit sekä muutenkin silmäillään, ettei mikään tili näytä ihan hulluja lukuja.

Kun kaikki tapahtumat on saatu kirjattua ja tilit täsmäytettyä, selvitellään, onko yrityksen suoritettava Verohallinnolle arvonlisäveroa vai onko yritys kenties saamassa palautuksia. Pääsääntöisesti ostoista kertyy vähennettävää arvonlisäveroa ja myynneistä taas suoritettavaa. Jos vähennettävää (ostoja) on enemmän kuin suoritettavaa (myyntiä), on arvonlisäverolaskelma negatiivinen ja näin ollen Verohallinto palauttaa yrittäjälle liikaa maksetut arvonlisäverot. Jos taas myyntiä on enemmän kuin hankintoja, yritykselle tulee maksettavaa arvonlisäveroa.

Arvonlisäverot tilitetään verottajalle viimeistään verokautta toisena seuraavan kuukauden 12. päivänä. Tämähän siis selkeämmin kerrottuna tarkoittaa, että tammikuun alvit ilmoitetaan ja maksetaan viimeistään 12. maaliskuuta, helmikuun alvit viimeistään 12. huhtikuuta jne. Eli, kun kuukausi vaihtuu, on noin puolitoista kuukautta aikaa saada kirjanpito ja ilmoitukset valmiiksi. Jos alv-päivä sattuu viikonlopulle, se automaattisesti siirtyy seuraavaan maanantaihin.

Alv-ilmoituksen saa tehtyä OmaVero-palvelussa. Lomakkeelle ilmoitetaan, minkä kuukauden arvonlisäveroista on kyse, suoritettavat ja vähennettävät alvit sekä näiden erotus. SimplBooks kirjanpito-ohjelma laskee alvit automaattisesti kirjausten perusteella ja ilmoitus lähetetään yhdellä napin painalluksella. Kätevää!

Kun alv-ilmoitus on onnistuneesti annettu verohallinnolle, voit huokaista syvään ja lyödä kirjanpitokansion kannet kiinni. Sinä selvisit. Palataan asiaan uudestaan taas ensi kuussa!