Kirjanpito muodostuu useasta eri moduuleista eli osakirjanpidoista, josta löytyy mm. myyntireskontra ja ostoreskontra. Reskontrien tärkein tehtävä on pitää yrittäjä ajan tasalla yrityksen maksettavista ja saatavista laskuista. Ostoreskontra ja myyntireskontra voivat olla taloushallinto ohjelman eri komponentteja tai ne on voitu integroida suoraan pääkirjanpitoon. Osto- ja myyntireskontrat ovat hyvin monella kirjanpitovelvollisella käytössä tavalla tai toisella.

Myyntireskontra

Myyntireskontran tärkein tarkoitus on kertoa, mitä laskuja asiakkaat ovat maksaneet ja mitä on vielä maksamatta. Sinne kirjataan yrityksen kaikki myyntilaskut ja myyntilaskujen suoritukset. 

Hilla Hiuslakka tekee työpäivän aikana kaksi hiustenleikkausta, jotka hän aikoo laskuttaa asiakkaalta. Toista asiakasta hän laskuttaa 100 euroa ja toista 80 euroa. Hän tekee myyntilaskut SimplBooks kirjanpito-ohjelmassa ja lähettää ne asiakkaalle. Ohjelma tekee automaattisesti kirjaukset pääkirjanpitoon, jossa myyntilaskujen summat menee suoraan tuloslaskelmaan myynnin kreditiin lisäämään myyntiä ja taseen myyntisaamisten debetiin odottamaan laskujen maksua. 

Asiakas maksaa 100 euron laskun Hillan pankkitilille. Suoritus kuittaantuu myyntireskontraan laskulle ja laskun tila muuttuu maksetuksi. SimplBooks tekee taas kirjauksen automaattisesti, jossa rahat tuloutuvat taseen pankkitilin debetiin ja toinen kirjaus taseen myyntisaamisten kreditiin.

Toinen lasku on edelleen maksamatta, joten reskontrassa sekä pääkirjanpidon myyntisaamisissa näkyy avoimena 80 euroa.

Myyntireskontrasta saa myös avoimien myyntisaamisten lisäksi otettua muita raportteja. Voi seurata vaikka kuukausi- tai vuositasolla, kuinka jotain tiettyä asiakasta on laskutettu.

Ostoreskontra

Ostoreskontrassa taas seurataan yrityksen ostolaskuja, niiden eräpäiviä ja maksamista. Reskontran käyttö helpottaa, nopeuttaa ja selkeyttää laskujen maksua. Sen avulla saat laskut vaivatta maksuun ajoissa ja epäselvissä tilanteissa laskulle on helppo palata myöhemmin tekemään tarkempia tutkimuksia. 

Leila Leikkokukka tilaa kauppaansa ruusuja äitienpäiväksi 860 eurolla ja maljakoita 300 eurolla. Leilalla on myös käytössä SimplBooksin kirjanpito-ohjelma ja hän on tukkuun ilmoittanut verkkolaskutusosoitteensa, joten tukun laskut pamahtaa suoraan ohjelmaan. 

Hän avaa ruusujen laskun, tarkastaa sen sisällön ja tekee kirjauksen. Leila kirjaa laskun tuloslaskelman ostojen debetiin. Ohjelma tekee kirjauksen loppuun ja valitsee kreditiksi taseen ostovelat, sillä laskua ei ole vielä maksettu. Seuraavaksi hän avaa maljakoiden laskun ja todettuaan sen olevan myös ok, kirjaa senkin ostoihin. Ohjelma kirjaa tämänkin laskun toisen puolen automaattisesti ostovelkoihin.

Leila maksaa ruusut samantien yrityksen pankkitililtä. Ohjelma kirjaa automaattisesti laskun maksetuksi. Rahat ovat tullleet pankkitilin kreditistä ja menneet ostolaskun debetiin. 

Ostoreskontran avoimissa laskuissa sekä pääkirjanpidon ostoveloissa näkyy, että tukun 300 euron lasku on vielä maksamatta.

Ostoreskontrasta saa avoimien laskujen lisäksi myös paljon muuta hyödyllistä tietoa. Esim. SimplBooksissa pystyt seuraamaan viikkotasolla kuinka paljon laskuja olet maksanut yhteensä tai kuinka paljon olet tietylle toimittajalle maksanut.

Täsmäytykset

Reskontria on tärkeä täsmäyttää pääkirjanpitoon, jotta kaikki varmasti on oikein. Ostoreskontran täsmäyttäminen tapahtuu niin, että otat avoimet ostolaskut listan ja tarkistat, että kirjanpidossa ostovelat on samansuuruinen. Myyntireskontrasta taas otat avoimet myyntisaamiset ja katsot, että sen loppusaldo on sama kuin kirjanpidon myyntisaamiset. Jos summat täsmää, erinomaista! Jos ei, niin ounou ja voi ei. Se on merkki siitä, että jossain on jotain häikkää. Virheitä sattuu ihan kaikille, joten ei mitään paniikkia. Tärkeintä on vain etsiä se virhe ja korjata se. 

Virheiden etsiminen kannattaa aloittaa kuukausitasolta. Kelaa kirjanpitoa taaksepäin ja etsi, missä kohdin reskontra ja pääkirjanpito ovat käyneet yksiin. Kun olet sen löytänyt, lähde kuukausi kuukaudelta katsomaan, missä kohtaa saldot rupeavat heittää ja millä summalla. Summan tietäminen voi helpottaa etsintää, sillä se saattaa jo soittaa jotain kelloja takaraivossa, että tämänhän on sama summa kuin sen ja sen laskun loppusumma. Silloin kannattaa etsiä kyseinen lasku ja tarkastaa, että se löytyy reskontrasta ja kirjanpidosta. Jos vika ei löytynyt sillä, kannattaa seuraavaksi ottaa tilin pääkirja esiin ja verrata sitä reskontraan ja tarkastaa, että kaikki tiedot on varmasti siirtynyt reskontrasta kirjanpitoon saakka.

Virheiden etsiminen on välillä melkoinen työmaa, mutta voittaja fiilis on taattu, kun sen virheen vihdoin ja viimein bongaa!  

Suurimman hyödyn reskontrista saat, kun käytät sähköistä taloushallinnon ohjelmaa. Ostolaskut tulevat suoraan ohjelmaan ja myyntilaskut lähtevät suoraan ohjelmasta. Laskujen käsittely sekä seuraaminen helpottuu, kun kaikki tarvittavat tiedot löytyy yhdestä ja samasta paikasta. Automatisoinnin myötä myös kirjanpidon kirjaukset muodostuvat kuin itsestään!