Laskutus on hyvin tärkeä osa yrityksen toimintaa ja sen perusteet on hyvä ottaa haltuun heti yritystoimintaa aloittaessa. Laskutuksessa on otettava huomioon verottajan sanelemat asiat, laskun merkinnät, laskutustapa sekä miettiä etukäteen kuinka toimia, jos lähettää asiakkaalle vahingossa virheellisen laskun tai asiakas ei syystä tai toisesta maksakkaan laskua.

Pakolliset laskumerkinnät

Kirjanpitolaki on määrännyt asioita, mitä laskulta pitää löytyä sekä arvonlisäverolaki on asettanut vielä tarkempia vaatimuksia.

Kevennetyt laskumerkinnät
Kevennettyjä laskumerkintöjä voi käyttää, jos laskun loppusumma on enintään 400 euroa tai, jos kyseessä on vähittäiskauppa tai siihen rinnastettava lähes yksinomaan yksityishenkilöille tapahtuva myynti, jolloin laskun loppusummalla ei ole väliä. Kevennetyissä laskuissa täytyy mainita:

• Laskun antamispäivä
• Myyjän nimi ja Y-tunnus
• Myytyjen tavaroiden/palveluiden määrä ja laji
• Suoritettavan veron määrä verokannoittain TAI veron peruste verokannoittain
• Muutoslaskuissa viittaus alkuperäiseen laskuun sekä ne tiedot, joita laskulla muutetaan

Pakolliset laskumerkinnät
Jos laskun loppusumma ylittää 400 euroa, kyseessä ei ole vähittäiskauppa tai myynti tapahtuu ulkomaille, on laskulle laitettava enemmän tietoja, kuten:

• Laskun antamispäivä
• Juokseva tunniste
• Myyjän ja ostajan nimi sekä osoite
• Myydyt tavarat
• Toimituspäivä
• Veron peruste ja yksikköhinta
• Verokanta
• Suoritettavan veron määrä

→ Lue kaikki pakolliset laskumerkinnät sekä mitä ne tarkoittaa postauksesta: Kirjanpitokelpoinen kuitti vaatii nämä merkinnät!

Muut merkinnät

Lain ja verottajan määräämien pakollisten merkintöjen jälkeen laskulla on hyvä mainita myös muita asioita, kuten eräpäivä, maksuehdot ja mahdollinen laskutuslisä.

Eräpäivä
Laskulta tulee käydä selkeästi ilmi, koska se pitää viimeistään suorittaa, eli muista merkata laskun eräpäivä! Jos laskua ei makseta eräpäivään mennessä, on myyjä oikeutettu perimään lain mukaista viivästyskorkoa siihen saakka, että lasku on kokonaisuudessaan maksettu.

Maksuehdot
Maksuehto tarkoittaa aikaa, jonka aikana lasku pitää maksaa. Se alkaa laskun päivämäärästä ja päättyy eräpäivään. Yleisiä maksuehtoja kuluttajalle ovat heti, 7 päivää tai 14 päivää, mutta yritysten välillä maksuehdot voivat olla yli 30 päivääkin. Kuluttaja-asiamies suosittelee kuluttajalle suunnatun laskun maksuehdoksi 14 päivää.

Laskutuslisä
Kuluttaja-asiamies on ohjeistanut, että laskulle voi merkitä kohtuullisen laskutuslisän siinä tapauksessa, jos asiakas on valinnut pääsäännöstä poikkeavan maksutavan. Eli, jos käytäntönä on vaikka maksu käteisellä ja asiakas haluaakin laskun, niin laskulle voidaan lisätä laskutuslisä. Laskutuslisän perimisen ehtona kuitenkin on, että asiakkaalla täytyy olla vähintään yksi lisämaksuton maksutapa. Jos lisämaksutonta maksutapaa ei ole, ei laskutuslisääkään voida periä. Laskutuslisän täytyy perustua todellisiin kuluihin eikä se saa olla kohtuuttoman suuri.

Laskulla on myös äärimmäisen tärkeä olla tieto, mihin laskun voi maksaa. Joten älä unohda lisätä pankkitiliä ja mahdollista viitenumeroa!

Laskun lähetystapa

Laskun voi lähettää monella eri tapaa asiakkaalle. Nykyään sähköinen laskutus on ottanut ison roolin laskutuksessa ja perinteinen etanaposti meinaa jäädä jo unholaan.

Sähköposti
Hyvin yleinen tapa lähettää ja saada laskuja on sähköposti. Vaikka sähköposti on sähköinen laskutustapa, ei se kuitenkaan tarkoita samaa kuin verkkolasku. Sähköpostilasku on useimmiten PDF-tiedosto, jonka maksaminen ja arkistointi vaatii manuaalista työtä. Sähköposti on oikein oiva tapa lähettää laskuja, varsinkin kuluttaja asiakkaille!

Verkkolasku
Verkkolasku on lasku, joka on lähetetty täysin digitaalisessa ja koneluettavassa muodossa. Yleensä se lähetetään omasta laskutus- tai kirjanpito-ohjelmasta asiakkaalle ja se välittyy reaaliajassa saajan taloushallintojärjestelmään. Laskun saaja pystyy tarkistamaan, hyväksymään ja maksamaan laskun yhdessä paikassa eikä mitään laskun tietoja tarvitse näpytellä käsin mihinkään. Lasku myöskin jää automaattisesti digitaaliseksi tositteeksi ohjelmaan. Verkkolaskutus tapahtuu yleensä vain yritysten välillä ja se on erittäin nopea ja helppo laskutustapa.

E-lasku
E-lasku on kuluttajille suunnattu verkkolasku. Sen käyttöönotto vaatii aikaa ja toimenpiteitä, mutta onneksi vain lähinnä asiakkaalta. Jos asiakas haluaa vastaanottaa laskuja e-laskuina, tulee asiakkaalle antaa laskuttajailmoitus, jonka avulla laskuttavan yrityksen tiedot asetetaan asiakkaan verkkopankkiin saataville e-laskusopimuksen tekemistä varten. Tämän jälkeen asiakkaan täytyy tehdä e-laskutussopimus pankissaan sekä ilmoittaa verkkolaskutustietonsa laskuttavalle yritykselle. E-lasku on kätevä tapa laskuttaa yksityishenkilöitä, mutta kovin monella kuluttajalla ei välttämättä ole mielenkiintoa alkaa kytkemään e-laskuja päälle.

Etanaposti
Perinteistä perinteisempikin tapa on tietysti lähettää laskut postipaten mukana. Nykyään ei välttämättä kuitenkaan tarvitse enää tuskastella tulostimien ja mustepatruunojen kanssa, jotta saa asiakkaalle lähetettyä laskun perinteisellä postilla vaan laskutus- tai kirjanpito-ohjelmien tulostuspalvelut tekevät sen puolestasi!

Maksamaton lasku vaatii toimenpiteitä

Välillä voi käydä niinkin ikävästi, että asiakas ei syystä tai toisesta maksa laskua. Näissä tapauksissa on syytä ryhtyä toimeen viipymättä.

1. Ota yhteyttä asiakkaaseen
Ensimmäinen epävirallinen etappi on ottaa yhteyttä asiakkaaseen ja tiedustella mistä syystä lasku on maksamatta. Kyseessä nimittäin voi olla ihan inhimillinen virhe, kuten lasku on hukkunut tai se on vain unohtunut maksaa. Asia voi siis hoitua jo yhdellä puhelinsoitolla!

2. Maksumuistutus
Jos haluat suoraan lähteä virallista polkua pitkin tallaamaan, hyppää edellisen yli ja lähetä asiakkaalle muistutuslasku. Muikkarin voi lähettää heti laskun erääntymisen jälkeen, mutta suoritusta voi kuitenkin olla hyvä odottaa muutama päivä mahdollisista pankkiviiveistä johtuen. Maksumuistutuksella pitää mainita mitä laskua muistutus koskee ja maksuohjeet.

3. Siirrä saatava perintään
Jos asiakas ei maksa laskua muikkareista huolimatta, voi laskun siirtää perintätoimistolle perittäväksi, kun maksumuistutuksen toimittamisesta on kulunut vähintään 14 päivää. Perinnän voi toki hoitaa myös itse, mutta sen tekeminen oikeaoppisesti vie paljon aikaa ja resursseja.

→ Lue lisää: Apua, asiakas ei maksa!

Virheellinen lasku

Laskutus on tarkkaa puuhaa ja vaikka koittaisi olla kuinka tarkka, saattaa laskulle joskus eksyä virhe. Jos lähetät vahingossa virheellisen laskun asiakkaalle, ei se kuitenkaan ole maailman loppu. Virheet on aina korjattavissa! Hyvin usein virheellinen lasku mitätöidään osittain tai kokonaan hyvityslaskulla, jonka tarkoitus ei ole korvata alkuperäistä laskua, vaan sen tarkoitus on korjata siinä olleita tietoja. Eli sekä alkuperäinen että hyvityslasku on syytä säilyttää kirjanpitoa varten.

Virheellistä laskua ei koskaan pidä mennä suinpäin vain poistamaan, sillä se saattaa sotkea laskujen juoksevan numeroinnin, joka on määrätty kirjanpitolaissa. Myös yrityisasiakkaille on tärkeää saada virheellisen laskun kaveriksi hyvityslasku, jotta heidän kirjanpitonsa pysyy täydellisenä.

Laskutusvinkkejä!

Laskutuksessakin voi käyttää erilaisia niksejä, jotta se olisi entistä nopeampaa ja tehokkaampaa.

• Käytä pientarvikelisää. Jos pientä nippeliä ja nappelia, kuten esim. nauloja ja ruuveja menee paljon, on niiden laskuttaminen yksitellen kohtuuttoman hidasta. Laskuta pientarvikkeet könttäsummalla.
• Tarkista laskun sisältö.Tarkista aina laskun sisältö huolellisesti. Jos lasku ei täytä verottajan määräämiä vaatimuksia, on sen saajalla velvollisuus olla maksamatta sitä.
• Pidä kiinni sovitusta. Kukaan ei varmaan erityisemmin pidä laskujen saamisesta saatika maksamisesta, mutta vielä enemmän ne ärsyttää, jos laskun loppusumma on eri kuin mitä sovittu. Muista siis kertoa kuluttajalle hinnat arvonlisäverollisina!
• Laskuta nopeasti. Mitä nopeammin laskutat, sitä nopeammin saat rahat. Hidas laskuttaja saattaa myös rakentaa mielikuvan hitaasta tekijästä.
• Suosi sähköstä laskutusta. Verkkolaskut hoidetaan yleensä nopeammin ja varmemmin maksuun, koska sen maksaminen on helppoa eikä se voi hukkua samallalailla kuin paperilasku.
• Älä anna pitkiä maksuaikoja. Pitkittynyt maksuaika lisää luottotappion riskiä.
• Seuraa maksuja. Seuraa säännöllisesti, että asiakkaat maksavat laskut. Jos laskun maksaminen viivästyy, on hyvä muistuttaa asiakasta muistutuslaskulla.

Laskutus on yleensä ihan suht helppoa ja erityisen helppoa se on silloin, kun tekee sen laskutus- tai kirjanpito-ohjelman avulla. Esim. SimpBooksilla laskutuksen hoitaminen onnistuu äärettömän kivuttomasti ja sen voi aloittaa heti rekisteröitymisen jälkeen ilman suurempia kikkailuja!

Lisää mielenkiintoisia juttuja: