SimplBooksin varastomoduulissa on kaikki mitä varastolaskentaa käyttävä pienyritys tarvitsee.

Voit lisätä ohjelmaan rajattoman määrän varastoja ja tuotteita. Voit myös tuoda ohjelmaan olemassa olevan tuotelistan. Kaikki ohjelmaan lisätyt tuotteet saa helposti lisättyä myynti- ja ostolaskuille sekä tarjouksille. Resepteillä ja tuotantotoiminnolla voidaan luoda uusia tuotteita niin, että varastosaldot pysyvät ajan tasalla kirjanpidossa. Tuotteita voi myös siirtää varastosta toiseen.

SimplBooks kirjanpito-ohjelma päivittää varastotilanteen ja tekee tarvittavan kirjanpidon automaattisesti sitä mukaa, kun käyttäjä käyttää varastomoduulia.

Listasimme varastomoduulin tärkeimpiä ominaisuuksia ja tästä kirjoituksesta löydät myös ohjeita varastomoduulin tehokkaampaan käyttöön.

Alkuvarasto ja varastojen tilanne

Jos yrityksellä on alkuvarastoa ennen SimplBooksin käyttöönottoa, tuotteiden saldot voi lisätä SimplBooksiin. Varastosaldot voi tuoda ohjelmaan kerralla csv-tiedostona tai vaihtoehtoisesti ne voi lisätä yksitellen manuaalisesti. Lue lisää käyttöohjeesta.

Ohjelmassa on oletuksena yksi varasto, mutta voit lisätä uusia varastoja tarpeen mukaan. Aloita uuden varaston lisääminen perustamalla varastolle oma kirjanpitotili kohdasta KIRJANPITO > Tilit > Uusi tili. 

Varastosaldon, eli kuinka paljon tuotteita on varastossa voit tarkistaa helposti kohdasta VARASTO > Varastotilanne. Luettelosta voit suodattaa tuotteita esimerkiksi varaston ja/tai nimen mukaan. Varastosaldo vähenee, jos lisäät tavaroita myyntilaskuille, siirrät tavaroita varastosta toiseen tai vähennät tavaroita varastosta. Varastosaldo kasvaa kun tuote lisätään ostolaskulle tai ohjelmaan lisätään alkuvarasto.

Inventaario

Yritykset tekevät inventaarion eli varastotilanteen tarkistuksen vähintään kerran vuodessa, tilikauden lopussa. SimplBooks kirjanpito-ohjelma helpottaa inventaarion tekemistä ja oikaisee kirjanpidon automaattisesti inventaarion mukaiseksi.

Tee inventaario helposti SimplBooksissa:

1. Siirry inventaario-sivulle kohdasta VARASTO > Inventaario. Valitse ”Laskettava varasto”, niin saat tulostettua listan inventoitavista varastotuotteista. Tallenna lista pdf-, csv- tai Excel-tiedostona tai tulosta se paperille.
2. Laske tuotteet fyysisestä varastosta ja kirjaa ne inventaariolistaan.
3. Valitse inventaario-sivulta ”Uusi inventaario”. Kirjoita lasketut saldot kohtaan ”Laskettu määrä”.
4. Tallenna. Ohjelma oikaisee kirjanpidon automaattisesti, jos todellisen ja SimplBooksissa olevan varaston välillä on eroa. Automaattiset kirjaukset näet avaamalla tehdyn inventaarion.

Tuotteet, varastotapahtumat ja -asiakirjat

Jos sinulla on ollut tuotelistaus käytössä ennen SimplBooks kirjanpito-ohjelman käyttöönottoa, voit tuoda sen helposti ohjelmaan csv-tiedostona kohdasta VARASTO > Tuotteet.

Huomaa, että tästä kohdasta tuodaan ohjelmaan vain tuotteiden luettelo. Jos sinulla on alkuvarastoa, lisää se ohjelmaan kohdasta VARASTO > Varastot.

Tuotteita voit lisätä ohjelmaan myös yksitelleen kohdasta VARASTO > Tuotteet > Uusi tuote.

Huom! Lisää tuotteet ohjelmaan varastotuotteina vain, jos sinulla on tarvetta käyttää varastolaskentaa. Varastolaskennan käyttäminen laajentaa kirjanpitoa ja sitä ei kannata ottaa käyttöön, jos yrityksellä ei ole tarvetta varastolaskentaan.

Huomaa myös, että vaikka yritys ei käyttäisikään SimplBooksin varastolaskentaa, yrityksen kannattaa useimmiten lisätä tuotteet ohjelmaan. Silloin lisää tuotteet ohjelmaan palvelutuotteina. Kuin lisäät uuden tuotteen, tuote on aina oletuksena palvelutuote.

Näin saat toistuvat myynnit lisättyä helposti myyntilaskuille. Kun valitset myyntilaskua tehdessäsi tuotteen, sinun ei tarvitse kirjata kaikkia tietoja myyntilaskun riville ja tämä nopeuttaa työtäsi.

Näet tapahtumat sisään varastoon ja varastosta ulos kohdasta VARASTO > Varastotapahtumat, valitsemalla sopivan ajanjakson. Esimerkiksi, jos myyt tuotteen tai inventaariossa on kirjattu erotusta, näet sen liikkeenä varastosta/varastoon.

Varastoasiakirjat-näkymästä voit siirtää tuotteita varastosta toiseen, vähentää tuotteen varastosta ja lisätä tuotteita varastoon.

Tuotanto

SimplBooksissa on yksinkertainen tuotantomoduuli, joka on rakennettu mikro- ja pienyritysten tarpeisiin.

Tuotantomoduulin avulla yritys voi luoda tuotteista muita tuotteita. Voit esimerkiksi koota eri tuotteista tuotepaketin tai valmistaa raaka-aineista valmiin tuotteen.

Jos yritys tuottaa samaa tuotetta toistuvasti, sen kannattaa käyttää reseptejä. Resepti kertoo mitä tuotetta tuotetaan ja mistä tuotteista se on koostettu. Jos yritys tuottaa toistuvasti tuotekokonaisuuksia, reseptien käyttäminen nopeuttaa ohjelman varasto-toimintojen käyttöä.

Tuotannosta ohjelma tekee automaattisesti kirjanpidon kirjaukset vähentämällä raaka-aineet varastosta ja lisäämällä uudet tuotteet varastoon.

Mikäli haluat testata varasto-ominaisuutta, voit tehdä sitä halutessasi myös demo-ympäristössä. Demon tunnukset voit tilata täältä.