Yrityksen tulojen ja -kustannusten eli menojen ennustaminen varsinkin elinkeinotoiminnan alkuvaiheessa on todellakin enemmän taidetta kuin tiedettä. Monet yrittäjät valittavat, että ennusteiden laatiminen millä tahansa tarkkuudella vie paljon aikaa – aikaa, jota voitaisiin käyttää vaikkapa mieluummin myyntiin suunnittelun. Mutta harvat sijoittajat haluavat sijoittaa rahaa yritykseesi, jos et pysty tarjoamaan heille tarkkaan harkittuja ennusteita. Mahdollisimman täsmällinen, asianmukainen taloudellinen ennuste auttaa sinua kehittämään toiminta- ja henkilöstösuunnitelmia, jotka auttavat yritystäsi menestymään.

Tässä on joitain yksityiskohtia siitä, miten voit luoda taloudellisia ennusteita yrityksesi menoista ja tuloista, kun olet juuri aloittamassa yritystäsi ja sinulla ei ole vielä henkilökohtaisia kokemuksia asiasta. Näillä vinkeillä pääset hyvin alkuun.

Aloita ennusteen tekeminen ensin menoilla, ei tuloilla

Kun olet käynnistysvaiheessa, kustannuksia on paljon helpompaa ennustaa kuin tuloja. Aloita siis arviot yleisimmistä menoluokista esimerkiksi seuraavasti:

Kiinteät kustannukset / yleiskustannukset

• Yrityksesi toimitilojen vuokra
• Yleiset kiinteistöön kuuluvat laskut (esim. sähkölasku)
• Puhelinlaskut / viestintäkustannukset
• Kirjanpito
• Juridiset maksut / vakuutukset / lisenssimaksut
• Postikulut
• Mainonta ja markkinointi
• Palkat

Muuttuvat kustannukset

• Myytyjen tavaroiden ja/ tai palvelujen kustannukset
• Materiaalit ja työvälineet
• Suorat työvoimakustannukset
• Asiakaspalvelu
• Suoramyynti
• Suoramarkkinointi

Muista nämä nyrkkisäännöt, kun ennustat yrityksesi kuluja

Ensinäkin, tuplaa arviosi mainonta- ja markkinointikustannuksista, koska ne kasvavat aina odotuksien ja ennusteiden yli. Toiseksi, kolminkertaista arviosi juridisista, vakuutus- ja lisenssimaksuista, koska niitä on erittäin vaikea ennustaa ilman kokemusta ja ne melkein aina ylittää arviot. Pidä kirjaa suoramyyntiin ja asiakaspalveluun käytetystä ajasta pitäen sitä välittömänä työvoimakustannuksena, vaikka tekisitkin näitä toimia itse käynnistysvaiheessa. Näin sinun on myöhemmin helpompi arvioida niihin liittyviä henkilöstökuluja.

Ennusta mahdollisia tulojasi sekä hillitysti, että aggressiivisesti

Jos olet kuin useimmat yrittäjät, palloilet jatkuvasti konservatiivisen todellisuuden ja aggressiivisen unelmatilan välillä, joka pitää sinut motivoituneena ja auttaa inspiroimaan muita. Tätä tilaa voi kutsua “pelottavaksi unelmatilaksi”.

Sen sijaan, että jättäisimme huomioimatta optimismin ja luomme puhtaasti konservatiiviseen ajatteluun perustuvia ennusteita, suosittelemme, että otat huomioon myös unelmatilanteesi ja rakennat ainakin yhden sarjan ennusteita aggressiivisilla oletuksilla. Yrityksestäsi ei voi tulla suurta, ellet ajattele suuresti. Rakentamalla kaksi tuloennustekokonaisuutta (yksi aggressiivinen, toinen konservatiivinen), pakotat itsesi tekemään konservatiivisia oletuksia ja lieventämään joitain näistä oletuksista aggressiivista ennustetta varten.

Esimerkkejä konservatiivisissa tuloennusteissasi voi olla seuraavat oletukset:

• Alhainen hintaluokka
• Kaksi markkinointikanavaa
• Ei erillistä myyntihenkilöstöä
• Yksi uusi tuote tai palvelu, joka esitellään vuosittain kolmen ensimmäisen vuoden ajan

Aggressiivisella ennusteella saattaa olla seuraavat oletukset:

• Perustuotteen alhainen hinta, premium-tuotteen korkeampi hinta
• Kolme tai neljä markkinointikanavaa, joita hallitset sinä ja erillinen markkinointivastaava
• Kaksi myyjää provisiopalkalla
• Yksi uusi tuote tai palvelu esitellään ensimmäisenä vuotena, seuraavina kolmena vuotena tuodaan lisää 2-3 uutta tuotetta per vuosi

Vapauttamalla iso ajattelun voiman ja luomalla joukon kunnianhimoisia ennusteita, tuotat todennäköisemmin enemmän läpimurtoideoita, jotka kasvattavat yritystäsi.

Tarkista ainakin nämä avainasiat varmistaaksesi, että ennusteesi ovat realistiset

Tehdessäsi aggressiivisia tuloennusteita, on helppo unohtaa kulut. Monet yrittäjät keskittyvät optimistisesti tulotavoitteiden saavuttamiseen ja olettavat, että kustannuksia voidaan mukauttaa todellisuuteen, jos ennustetut tulokset eivät toteudu. Positiivisen ajattelun voima saattaa auttaa sinua kasvattamaan myyntiä, mutta se ei riitä laskujen maksamiseen!

Paras tapa tulo- ja menoennusteiden yhteensovittamiseen on tarkistaa ennusteiden avainkohdat. Tässä on muutamia kohtia, joiden pitäisi auttaa ohjaamaan ajatteluasi:

1. Myyntikate. Mikä on suorien kokonaiskustannusten suhde kokonaistuloihin tietyn vuosineljänneksen tai vuoden aikana? Tämä on yksi alueista, joilla aggressiiviset ennusteet muuttuvat tyypillisesti liian epärealistisiksi. Varo oletuksia, jotka tekevät voittomarginaalistasi 10–50 prosenttia. Jos asiakaspalvelun ja suoramyynnin kulut ovat korkeat jo nyt, ovat todennäköisesti korkeat myös tulevaisuudessa.
2. Liikevoittomarginaali. Mikä on kokonaiskustannusten – välittömien ja yleisten kustannusten, rahoituskustannuksia lukuun ottamatta – suhde tietyn vuosineljänneksen tai vuoden kokonaistuloihin? Tämän suhteen pitäisi näyttää positiivista kasvusuuntaa. Liikevaihdon kasvaessa yleiskustannusten tulisi olla pieni osuus kokonaiskustannuksista ja liikevoittomarginaalisi pitäisi parantua. Monien yrittäjien tekemä virhe on se, että he ennustavat tämän kannattavuusrajan liian aikaisin ja olettavat, että he eivät tarvitse paljon rahoitusta saavuttaakseen tämän pisteen.
3. Henkilöstön tarve asiakasta kohden. Jos olet yhden henkilön firma, joka aikoo kasvattaa yritystä itse, kiinnitä erityistä huomiota tähän suhteeseen. Jaa yrityksen työntekijöiden lukumäärä – vain yksi, jos toimit toiminimellä ja yksin – kaikkien asiakkaiden kokonaismäärällä. Kysy itseltäsi, haluatko hallita niin monia asiakkaita viiden vuoden aikana, kun liiketoiminta on kasvanut. Jos et, joudut tarkistamaan ennusteesi tuloista tai palkkakustannuksista tai molemmista.

Päätelmä

Yrityksen tulojen laskentaprosessi on melko yksinkertainen. Tarkan kasvuennusteen laatiminen yrityksen aloitusta varten vie kuitenkin yllättävän paljon aikaa. Kun aloitat yrityksen perustamisen, vältä liian yksityiskohtaisten ennusteiden rakentamista, koska et voi tietää, miten liiketoimintamallisi kehittyy ja muuttuu tulevaisuudessa.