Taloushallinto-ohjelman vaihtamisen ajatellaan usein olevan suuri ja vaivalloinen toimenpide, jonka vuoksi sen tekemistä vältellään viimeiseen asti. Useasti myös luullaan, että ohjelman vaihto pitäisi ajoittaa tilinpäätökseen, mutta sekään ei pidä paikkaansa. Kirjanpito-ohjelma voidaan vaihtaa ihan missä vaiheessa vuotta vain, eikä se loppupeleissä ole kovin iso urakka.

Taloushallinto-ohjelma vaihtuu useimmiten näistä syistä

Kirjanpito-ohjelman vaihtamiseen voi olla useita syitä, mutta useimmiten uutta ohjelmaa aletaan etsimään halvemman hinnan, skaalautumisen tarpeen tai puutteellisen automatisoinnin takia. Näiden lisäksi myös sähköistyminen ajaa nykypäivänä monen uuden ohjelman pariin ja joskus sitä vaan ehkä kaipaa jotain uutta.

• Hinta
  Hinta on yksi äärimmäisen tärkeä kriteeri kirjanpito-ohjelman valinnassa, muttei sen koskaan pitäisi olla tärkein kriteeri. Pelkän hinnan sijasta kannattaisi pohtia mitä sillä hinnalla saa. Hyvin toimiva ja hieman kalliimpi taloushallinto-ohjelma on parempi kuin edullisempi puutteellinen.

• Skaalautumisen tarve
  Kun yritys kasvaa, voi olla tarpeen miettiä tarvitsisiko myös taloushallinnon ohjelman kasvaa. Kirjanpito-ohjelmat tarjoavat usein paljon enemmän kuin pelkän kirjanpidon, joten eri ohjelmiin tutustuminen kannattaa tehdä huolella. Ohjelmiin voi sisältyä pääkirjanpidon lisäksi myös erilaisia osakirjanpitoja, kuten osto- ja myyntireskontrat, varastonhallinta ja palkanlaskenta. Näiden lisäksi ohjelmissa saattaa olla myös muita ominaisuuksia, kuten erilaisia integraatioita, tarjouslaskentaa tai vaikkapa valuuttakurssi. Vaihtoehtoisesti tilanne voi olla myös se, että ohjelmassa on liikaakin toimintoja eikä niitä yksinkertaisesti vain tarvitse, joten siirtyminen simppelimpään on myös ihan sallittua.

• Automatisoinnin puute
  Kirjanpidon toimintojen automatisointi on monelle tärkeä syy vaihtaa ohjelmaa. Nykyään kirjanpito-ohjelmien sisäiset automaatiot, ohjelmistorobotiikka sekä erilaiset rajapinnat helpottavat ja nopeuttavat kirjanpidon tekemistä, joten miksipä niitä ei hyödyntäisi.

Paras aika muutokselle

Yleensä taloushallinto-ohjelma suositellaan vaihdettavaksi vasta tilinpäätöksen jälkeen, jotta uuden tilikauden voi aloittaa uudella ohjelmalla. Oikeasti ei ole olemassa vain yhtä oikeaa ajankohtaa ohjelman vaihtamiselle, vaan ohjelmaa voi surutta vaihtaa ihan missä tahansa vaiheessa. Vaihtaminen kesken tilikauden kannattaa varsinkin siinä tilanteessa,  jos vanhan ohjelman kanssa on ongelmia tai se ei ole enää muutoin riittävä. Silloin tilinpäätökseen saakka ei kannata vitkutella, vaan fiksuinta on suorittaa vaihto mahdollisimman pian.

Miten vaihto tapahtuu?

1. Uuden ohjelman testaaminen

Ensimmäinen steppi on tutustua uuteen ohjelmaan. Uudessa ohjelmassa tärkeintä on ensin tutustua sen ominaisuuksiin sekä testailla eri toimintoja. On hyvä tehdä vaikka myyntilasku ja merkitä se maksetuksi sekä tutkia miten kirjanpidon kirjaukset muodostuvat. Kannattaa myös kokeilla miten virheiden esim. virheellisen laskun tai vääränlaisen arvonlisäveroilmoituksen korjaaminen tapahtuu. Ohjelman testailua on hyvä tehdä tässä vaiheessa laajasti, sillä ohjelmassa ei ole vielä mitään tärkeää, joten alkuasetusten palauttaminen ei ole maailman loppu.

→ Tsekkaa 10 syytä miksi valita SimplBooks kirjanpito-ohjelma.

2. Vanhan ohjelman irtisanominen

Kun uusi ohjelma on todettu hyväksi ja toimivaksi, on aika irtisanoa tai vähintäänkin varmistaa nykyisen ohjelman irtisanomisaika, jottei se tule myöhemmin yllätyksenä. Usein irtisanomisajat vaihtelevat 1-3 kk välillä, mutta sopimuksessa voi lukea muutakin. Vanhasta ohjelmasta on myös muistettava ottaa kaikki tarvittavat dokumentit talteen ja pidettävä ne tallessa kirjanpitolain vaatiman ajan.

→ Lue enemmän kirjanpitoaineiston säilytysajoista.

3. Tililuettelon muokkaaminen

Uuden ohjelman tililuettelo kannattaa käydä ajatuksen kanssa läpi. Oletettavasti uuden ohjelman valmiista tililuettelosta löytyy kaikki tarvittavat tilit, mutta itselle toimivan tililuettelon rakentamiseen kannattaa silti käyttää hieman aikaa ja vaivaa, sillä se kulkee yrityksen mukana vuodesta toiseen. Hyvä tietää, että tililuettelon tilien pitää pysyä sisällöltään samana ja niiden sisältöä voidaan muuttaa kesken tilikauden vain, jos siihen on erityinen syy (esim. tililuettelon muutoksesta jouhtuva). Lähtökohtaisesti muutosten pitäisi tapahtua ainoastaan tilikauden vaihtuessa.

→ Opi lisää tililuettelosta.

4. Tietojen siirtäminen

Tilikartan luomisen jälkeen onkin aika siirtää tarvittavat tiedot vanhasta ohjelmasta uuteen, joka yleensä on isoin työvaihe kirjanpito-ohjelman vaihtamisessa. Joissain tapauksissa tietojen siirto onnistuu kopiomalla, csv-tiedostoina tai ohjelmat keskustelevat jollain muulla tapaa keskenään, jolloin koko tietokanta saadaan siirrettyä paria nappia painamalla, mutta hyvin usein tiedonsiirrot tehdään käsin. Joka siis tarkoittaa, että vanhasta ohjelmasta katsotaan luku ja se näpytellään ihan itse, omin pikku kätösin, uuteen ohjelmaan.

• Tietojen siirto tilikauden päätyttyä. Jos uusi ohjelma otetaan käyttöön tilikauden päätyttyä ja uudella tilikaudella ei vielä ole mitään tapahtumia, tarvitsee uuteen ohjelmaan lisätä alkusaldoiksi pelkästään taseen tiedot. Alkusaldot löytyvät päättyneen tilikauden pitkästä taseesta, jossa siis oikeasti näkyy jokaisen taseen puolella käytetyn tilin loppusaldo. Nämä loppusaldot syötetään uuteen ohjelmaan niille kuuluville tileille ja ne päivätään päättyneen tilikauden viimeiselle päivälle. Halutessaan myös tuloslaskelman tiedot voi näpytelllä uuteen ohejlmaan vertailutiedoiksi.
• Tietojen siirto kesken tilikauden. Jos uusi ohjelma otetaan käyttöön kesken tilikauden, on uuteen ohjelmaan lisättävä taseen tietojen lisäksi myös tuloslaskelman tiedot. Molempien dokumenttien tiedot kirjataan uuteen ohjelmaan siltä päivältä, jolloin kirjanpito on viimeksi tehty. Eli, jos kirjanpitoa on tarkoitus alkaa tekemään uudella ohjelmalla 1.5.2025, tarvitsee edellisestä ohjelmasta kirjata edellisen päivän (30.4.2025) tase ja tuloslaskelma uuteen ohjelmaan alkusaldoiksi.

→ Katso kuinka alkusaldot syötetään SimplBooks kirjanpito-ohjelmaan.

5. Tuplatsekkaus

Lopuksi kannattaa vielä varmistaa, että vanhasta ohjelmasta on varmasti otettu kaikki tarvittavat dokumentit talteen. Kun tuplatsekki on tehty, voi vanhan ohjelman jättää unholaan ja alkaa hoitamaan taloushallintoa uudella ohjelmalla.

→  Vilkaise myös kuinka pääset alkuun SimplBooksin kanssa.

Vaikka taloushallinto-ohjelman vaihtaminen saattaa herättää tuskastuttavia tunteita, on se kuitenkin loppupeleissä suhteellisen simppeli toimenpide. Työläin vaihe taitaa eittämättä olla mieluisan ohjelman löytäminen, mutta siinäkin on hyvä muistaa, että kaikkea ei voi saada. Paras lopputulos on, kun uudesta ohjelmasta löytyy ne tärkeimmät ominaisuudet!