Pääsääntöisesti yritystoiminnan kulut ovat verotuksessa vähennyskelpoisia. Kulun verovähennys määrittyy useimmiten sen perusteella, mihin toimintaan kulu kohdistuu. Poikkeuksia tästä säännöstä ovat esimerkiksi erilaiset luontoisedut, jotka voivat olla vähennyskelpoisia, vaikka eivät kohdistu yrityksen toimintaan. Tai vaikkapa sakot, jotka eivät ole välttämättä vähennyskelpoisia verotuksessa, vaikka olisivat syntyneet työn parissa.

Millaisia sitten ovat yrityksen vähennyskelpoiset kulut? Käymme tässä tekstissä ensin läpi 11 verotuksessa vähennyskelpoista kulua, joita aloitteleva yrittäjä ei välttämättä tule ajatelleeksi yrityksen kuluna. Sen jälkeen esittelemme vielä 4 yleistä vähennyskelvotonta kulua.

Mitä tarkoittaa verovähennys tai vähennyskelpoisuus?

Alkuun vielä pieni kertaus vähennyskelpoisuus-sanan eri tarkoituksista: Kulu voi olla vähennyskelpoinen kirjanpidossa, vaikka se ei olisi vähennyskelpoinen verotuksessa. Tällaisia kuluja voivat olla esimerkiksi ylimääräiset poistot ja tuloverot. Ne pienentävät kirjanpidossa yrityksen tulosta, mutta niitä ei saa vähentää verotuksessa. Kirjanpito ja veroilmoitus voivat siis joiltain osin poiketa toisistaan, se on aivan normaalia! Yleensä jos kulu on vähennyskelpoinen verotuksessa, on se sitä myös kirjanpidossa.

Verovähennys voi mietityttää myös tuloveron ja arvonlisäveron kannalta. Tuloverotukseen liittyvät ohjeet ovat yleensä samoja saman yritysmuodon sisällä, mutta arvonlisäveron vähennysoikeus riippuu aina yrityksen omasta toimialasta ja arvonlisäverovelvollisuudesta. Tuloveron tiimoilla osakeyhtiön ohjeet koskevat siis kaikkia osakeyhtiöitä, kun taas arvonlisäveron ohjeistuksissa on paljon vaihtelua eri osakeyhtiöidenkin välillä.

Tässäkin kirjoituksessa oleviin kuluihin voi liittyä poikkeuksia ja erityisohjeita, siksi suosittelemme keskustelemaan tarkemmasta vähennysoikeudesta kirjanpitäjän kanssa.

Vähennyskelpoiset kulut

Emme tässä tekstissä keskity listaamaan sellaisia itsestään selviä vähennyskelpoisia kuluja, joita yritysten liiketoiminnasta suoraan syntyy. Listaamme sen sijaan sellaisia kuluja, joita ei aina tule ajatelleeksi yrityksen kuluksi, tai joiden vähennysoikeudessa voi olla jotain epäselvää.

Yleisten hallintokulujen verovähennys

Lehdet ja kirjat – Yrityksesi toimialaan tai ammattiisi liittyvät lehdet ja kirjat ovat vähennyskelpoisia kuluja yrityksen verotuksessa, samoin kuin asiakkaiden selailtavaksi toimitilaan tilatut lehdet. Niistä voi vähentää myös arvonlisäveron, jos toimintasi on arvonlisäverollista. Esimerkiksi alvittoman hieronnan asiakkaille tilattujen lehtien arvonlisäveroa ei voi vähentää, koska myyty palvelukin on arvonlisäverotonta.

Erilaiset vakuutukset – Yrityksesi toimintaan liittyvät vakuutukset ovat vähennyskelpoisia kuluja, kun ne ovat toiminnan kannalta olennaisia. Erilaiset potilas- ja vastuuvakuutukset voivat olla toimialasta riippuen jopa pakollisia tai vähintään suositeltavia. Myös matkavakuutus voi olla yrityksen verotuksessa vähennyskelpoinen kulu, jos työtehtäviin liittyy paljon matkustamista. Lisäksi joitain terveyteen liittyviä vakuutuksia voi vähentää yrityksen kirjanpidossa työterveyttä täydentävänä kuluna. Henkilövakuutusten vähennysoikeudessa on vaihtelua myös esim. osakeyhtiön ja toiminimen välillä, joten kannattaa tarkistaa yksityiskohdat kirjanpitäjältäsi ennen vakuutuksen hankintaa. Vakuutusmaksut eivät sisällä vähennettävää arvonlisäveroa.

Koulutus ja kurssit – Tarjolla on monenlaista koulutusta niin verkossa kuin paikan päälläkin, pidempään kestävänä ja pienemmissä erissä. Koulutuskulut, kuten kurssimaksut ja -kirjallisuus, ovat pääsääntöisesti vähennyskelpoisia yrityksen verotuksessa (myös arvonlisäveron osalta, jos toiminta on alvillista). Poikkeuksena ovat tutkintoon johtavat koulutukset, joiden kustannuksia ei saa vähentää yritystoiminnan verotuksessa eikä kirjanpidossa.

Perustamiskulut – Yrityksen rekisteröimisestä aiheutuvat maksut sekä kohtuullisessa ajassa ennen yritystoiminnan alkamista aiheutuneet muut kulut ovat vähennyskelpoisia yrityksen verotuksessa. Jos esimerkiksi ostat tietokoneen yritystoimintaa varten toukokuussa ja rekisteröit yrityksen elokuussa, voit vähentää tietokoneen hankintakulun yrityksen verotuksessa kun yritystoiminta alkaa.

Luottotappiot – Jos asiakas ei maksa laskua perintätoimien jälkeen, myyntisaamisen saa kirjata kirjanpidosta pois sekä vähentää yrityksen verotuksessa (myös arvonlisäverotuksessa, jos myynti on ollut arvonlisäverollista).

Eri sidosryhmiin kohdistuvien kulujen verovähennys

Mainoslahjat – Erilaiset yhteistyökumppaneille, asiakkaille tai potentiaalisille asiakkaille hankitut tavanomaiset mainoslahjat ovat vähennyskelpoisia verotuksessa. Verottaja määrittelee mainoslahjan olevan “vähäinen massalahja, joka annetaan samanaikaisesti ja samanlaisena useille vastaanottajille”. Tavanomaisen mainoslahjan arvonlisäverollinen hinta on enintään 50 euroa. Mainoslahjassa on usein yrityksen logo tai nimi, tai se voi olla yrityksen itse valmistama tuote. Vähennyskelpoisia mainoslahjoja voivat olla esimerkiksi liikekumppaneille annettavat joululahjat tai yrityksen syntymäpäivänä asiakkaille annettavat tuotteet. Mainoslahjoista voi vähentää myös arvonlisäveron, jos toimintasi on arvonlisäverollista. Alkoholilahjat verottaja katsoo yleensä edustuskuluiksi.

Neuvottelukulut – Kohtuulliset kulut eri palavereista ovat vähennyskelpoista yrityksen verotuksessa. Neuvottelukuluja voi syntyä esimerkiksi tarjoilusta hallitukselle, kirjanpitäjälle, asiakkaille tai henkilökunnalle, sekä vaikkapa kokoustilan vuokrasta. Kohtuullisuudelle ei ole määritelty tarkkaa rajaa, mutta erityisesti asiakkaita kestittäessä kannattaa huomioida neuvottelun ja edustamisen erot. Kahvin, pullan tai vaikka lounaan tarjoaminen asiakaspalaverin yhteydessä on siis neuvottelukulua, kun taas kolmen ruokalajin illallinen ilman palaveerausta on edustusta.

Edustaminen –  Muut kuin tavanomaiset tarjoilut, lahjat ja tilaisuudet yrityksen ulkopuolisille tahoille ovat edustuskuluja. Edustuksen tarkoitus on uuden asiakassuhteen luominen tai entisen parantaminen. Esimerkiksi asiakkaiden vieminen lätkämatsiin, ravintolaillallisen tarjoaminen juomineen tai shampanjapullon ostaminen joululahjaksi on edustusta. Edustuskuluista saa verotuksessa vähentää 50 %. Kirjanpidossa edustuskulut saa vähentää kokonaan. Edustuskuluista ei saa vähentää lainkaan arvonlisäveroa. Kulut kannattaa kirjata kirjanpidossa omalle tililleen, niin niiden huomioiminen veroilmoitusta tehdessä on helpompaa. Vinkki: OmaVeron veroilmoituslomake laskee edustuskulusta automaattisesti vähennettävän osuuden. Voit siis kirjata lomakkeelle kirjanpidossa olevan edustuskulujen summan.

Henkilöstökulujen verovähennys

Lahjat henkilökunnalle – Henkilökunnalle ostetut pienet lahjat ovat pääsääntöisesti verotuksessa vähennyskelpoisia. Lahjat ovat saajalleen verovapaita, kun ne on hankittu kollektiivisesti koko henkilökunnalle ja niiden arvo on enintään 100 € vuodessa työntekijää kohden. Lisäksi verotuksessa vähennyskelpoisia ovat arvoltaan hintavammat merkkipäivälahjat, mutta niitäkin koskevan käytännön tulee olla kollektiivinen (eli esimerkiksi kaikille hankintaan 50-vuotislahja). Merkkipäivälahjan kohtuulliseksi arvoksi katsotaan 1-2 viikon palkan arvo, ja merkkipäivät on määritelty verottajan ohjeissa. Rahaan verrattavat lahjat kuten avoimet lahjakortit ovat veronalaista palkkaa, mutta yrityksen verotuksessa vähennettävää kulua silloinkin.

Liikunta ja kulttuuri – Työntekijöille tarjottavat liikunta- ja kulttuuriharrastukset ovat yrityksen verotuksessa vähennyskelpoista kulua. Ne ovat saajalleen verovapaata 400 € asti vuodessa työntekijää kohti, ylimenevä osuus on veronalaista palkkaa. Helpoin tapa järjestää liikunta- ja kulttuurimenot on erilaisten palvelusetelien avulla.  Työnantaja voi myös maksaa työntekijän harrastuksen suoraan, mutta sopimus esimerkiksi kuntosaliketjun kanssa pitää silloin tehdä yrityksen nimissä. Luontoiseduista ei saa vähentää arvonlisäveroa.

Polkupyörä ja julkinen liikenne – Yritys voi tarjota työntekijöilleen työmatkaetua, jonka kulut ovat vähennyskelpoisia yrityksen verotuksessa. Yritys voi esimerkiksi ostaa sähköpyörän työntekijän käyttöön tai tarjota paikallisliikenteen kausilipun. Polkupyöräetu on saajalle verotonta 1200 euroon asti vuodessa. Työmatkaetu on saajalle verotonta 3400 euroon asti vuodessa (tähän lasketaan mukaan polkupyörä). Luontoiseduista ei saa vähentää arvonlisäveroa.

Mitkä kulut sitten eivät ole verotuksessa vähennyskelpoisia?

Sakot – Esimerkiksi pysäköintivirhemaksut ja ylinopeussakot, tai vaikkapa joistain laiminlyönneistä aiheutuneet viranomaisen määräämät rangaistusmaksut eivät ole vähennyskelpoisia yrityksen verotuksessa. Ne ovat kuitenkin yleensä vähennyskelpoisia kirjanpidossa.

Veroihin liittyvät myöhästymismaksut ja korot – Esimerkiksi ilmoitusten myöhästymismaksut, veronkorotukset ja verojen viivästyskorot ovat vähennyskelvottomia verotuksessa. Nämäkin ovat kuitenkin vähennyskelpoisia kirjanpidossa.

Lainasaamiset – Jos yrityksesi on antanut lainaa ulkopuoliselle taholle, eikä velkaa makseta, saa velan poistaa kirjanpidosta ja vähentää verotuksessa vasta silloin kun se jää lopullisesti saamatta. Käytännössä tämä vaatii konkurssin tai velkasaneerauksen kautta tai ulosottoviranomaiselta saadun todistuksen maksukyvyttömyydestä. Velan anteeksiantaminen muusta syystä voi olla vähennyskelpoista vain kun lainan antaja ja velallinen ovat toisistaan riippumattomia (lähipiirille annettuja lainoja ei siis voi anteeksi antaa noin vain).

Tulovero – Yrityksen tuloksestaan maksama tulovero ei ole vähennyskelpoinen kulu verotuksessa. Ei siis myöskään myöhemmin maksetut jäännösverot tai muut niihin liittyvät oikaisut. Kirjanpidossa nämä saa vähentää.

Lue myös toinen postauksemme vähennyskelpoisista kuluista: Nämä kulut voi myös laittaa yrityksen kirjanpitoon – 15 vinkkiä.